Agent accueil polyvalent
Emploi MAIRIE DE ROGNY LES SEPT ECLUSES
Rogny-les-Sept-Écluses (Yonne)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Temps partiel
Description
Poste d'agent d'accueil mairie et agence postale communale en remplacement ponctuel.
Poste en binôme pour l'accueil de mairie avec la secrétaire et travail seule à l'agence postale communale.
Poste en binôme pour l'accueil de mairie avec la secrétaire et travail seule à l'agence postale communale.
Activités et tâches relatives au poste:
Pour la Mairie :
• Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différentes personnes.
• Réception, traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier, affranchissement, diffusion de l’information en général.
• Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, convocations, rédaction des arrêtés municipaux, tenue du registre…) tri, classement, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas.
• Gestion du recensement.
• Montage dossiers de sécurité (feu d’artifice).
• Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs,…
• Gestion et suivi des inscriptions à l’école primaire, à la restauration scolaire et à la garderie, commande de repas de cantine.
• Suivi des règlements de cantine (Régisseur suppléant à la régie de cantine) et des inscriptions.
• Suivi des locations espace culturel (Régisseur suppléant à la régie de l’espace culturel).
• Réalisation d’attestation d’accueil.
• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs.
Urbanisme :
Montage et suivi des dossiers de déclaration préalable, permis de construire, permis d’aménager, permis de démolir, certificat d’urbanisme et renseignement d’urbanisme.
Etat-Civil :
Rédaction et mise à jour des actes d’état-civil (mariage, décès, transcription de décès, reconnaissance, avis de naissance, avis de mention, PACS).
Délivrance de demande d’acte (naissance, mariage, transcription de décès, décès, acte plurilingue).
Préparation des dossiers de mariages, décès, baptême civil.
Duplicata de livret de famille.
Suivi et tenu des différents registres (avis de mentions…).
Envoie des documents d’Insee.
Elections :
Gestion et suivi des inscriptions sur la liste électorale puis préparation des élections.
Agence postale communale : En remplacement ponctuel
SERVICES POSTAUX :
- Tout affranchissement manuel
- Vente de timbres-poste à usage courant
- Vente d’enveloppes prêt-à-poster
- Dépôt des objets y compris recommandés
- Retrait des lettres et colis en instance
- Dépôt des procurations courrier
- Services de proximité : Contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier, abonnement mobilité et prêt-à-poster de réexpédition.
- Mise en service et gestion du point numérique
SERVICES FINANCIERS ET PRESTATIONS ASSOCIEES :
- Retrait d’espèces sur compte courant postal
- Retrait d’espèces sur postépargne ou livret d’épargne
- Transmission au bureau centre pour traitement direct selon les règles en vigueur des demandes de services liées au CCP, des procurations liées aux services postaux, des versements d’espèces sur son propre CCP, Postépargne ou livret d’épargne.
- Commande de fond cohérente au besoin de l’agence
- Réception de fond, contrôle de sécurisation
- Entretien journalier des locaux
Pour la Mairie :
• Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différentes personnes.
• Réception, traitement et diffusion de l’information : enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi du courrier, affranchissement, diffusion de l’information en général.
• Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, convocations, rédaction des arrêtés municipaux, tenue du registre…) tri, classement, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas.
• Gestion du recensement.
• Montage dossiers de sécurité (feu d’artifice).
• Suivi des stocks de matériels et fournitures courantes, réapprovisionnement, contact avec les fournisseurs,…
• Gestion et suivi des inscriptions à l’école primaire, à la restauration scolaire et à la garderie, commande de repas de cantine.
• Suivi des règlements de cantine (Régisseur suppléant à la régie de cantine) et des inscriptions.
• Suivi des locations espace culturel (Régisseur suppléant à la régie de l’espace culturel).
• Réalisation d’attestation d’accueil.
• Suivi et mise en forme des dossiers administratifs.
Urbanisme :
Montage et suivi des dossiers de déclaration préalable, permis de construire, permis d’aménager, permis de démolir, certificat d’urbanisme et renseignement d’urbanisme.
Etat-Civil :
Rédaction et mise à jour des actes d’état-civil (mariage, décès, transcription de décès, reconnaissance, avis de naissance, avis de mention, PACS).
Délivrance de demande d’acte (naissance, mariage, transcription de décès, décès, acte plurilingue).
Préparation des dossiers de mariages, décès, baptême civil.
Duplicata de livret de famille.
Suivi et tenu des différents registres (avis de mentions…).
Envoie des documents d’Insee.
Elections :
Gestion et suivi des inscriptions sur la liste électorale puis préparation des élections.
Agence postale communale : En remplacement ponctuel
SERVICES POSTAUX :
- Tout affranchissement manuel
- Vente de timbres-poste à usage courant
- Vente d’enveloppes prêt-à-poster
- Dépôt des objets y compris recommandés
- Retrait des lettres et colis en instance
- Dépôt des procurations courrier
- Services de proximité : Contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier, abonnement mobilité et prêt-à-poster de réexpédition.
- Mise en service et gestion du point numérique
SERVICES FINANCIERS ET PRESTATIONS ASSOCIEES :
- Retrait d’espèces sur compte courant postal
- Retrait d’espèces sur postépargne ou livret d’épargne
- Transmission au bureau centre pour traitement direct selon les règles en vigueur des demandes de services liées au CCP, des procurations liées aux services postaux, des versements d’espèces sur son propre CCP, Postépargne ou livret d’épargne.
- Commande de fond cohérente au besoin de l’agence
- Réception de fond, contrôle de sécurisation
- Entretien journalier des locaux
Profil recherché
Compétence requises
SAVOIR :
Pour la Mairie :
Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
Connaissance de base/experte : Base d’urbanisme, experte dans l’état-civil et les élections.
Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel).
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
Maîtrise des techniques de recherches documentaires.
Pour l’agence postale :
Savoir accueillir les clients et identifier leur demande
Savoir enregistrer les opérations bancaires courantes
Savoir appliquer les procédures de contrôle d’identité
Savoir appliquer les procédures de manipulations de fonds
Savoir gérer une trésorerie
Savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques
Connaitre et savoir appliquer le protocole de sécurité
Savoir gérer le stock et commander le réapprovisionnement
SAVOIR-FAIRE / SAVOIR ETRE :
Pour la Mairie et l’agence postale :
- Savoir travailler en équipe
- Savoir s’organiser et gérer les priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir prendre des notes
- Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
- Accueillir le public avec amabilité
- Gérer les situations de stress
- Respecter la confidentialité
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
- Etre responsable et prendre des initiatives
FORMATIONS ET DIPLOMES REQUIS :
Secrétariat et comptable, savoir tenir une caisse, accueil et vente.
AUTRES
Permis B
SAVOIR :
Pour la Mairie :
Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale.
Connaissance de base/experte : Base d’urbanisme, experte dans l’état-civil et les élections.
Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel).
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
Maîtrise des techniques de recherches documentaires.
Pour l’agence postale :
Savoir accueillir les clients et identifier leur demande
Savoir enregistrer les opérations bancaires courantes
Savoir appliquer les procédures de contrôle d’identité
Savoir appliquer les procédures de manipulations de fonds
Savoir gérer une trésorerie
Savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques
Connaitre et savoir appliquer le protocole de sécurité
Savoir gérer le stock et commander le réapprovisionnement
SAVOIR-FAIRE / SAVOIR ETRE :
Pour la Mairie et l’agence postale :
- Savoir travailler en équipe
- Savoir s’organiser et gérer les priorités
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir prendre des notes
- Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
- Accueillir le public avec amabilité
- Gérer les situations de stress
- Respecter la confidentialité
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
- Etre responsable et prendre des initiatives
FORMATIONS ET DIPLOMES REQUIS :
Secrétariat et comptable, savoir tenir une caisse, accueil et vente.
AUTRES
Permis B
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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