Agent administratif polyvalent

Affectation au portefeuille technique en Finances, partie dépenses et RH.

Finance :
3 budgets : Ville, Eau et Assainissement
Traitement comptable des dépenses
• Vérification, liquidation et mandatement des factures (fonctionnement, investissement, marchés publics)
• Suivi des engagements juridiques et budgétaires
• Gestion des échéances de paiement (fournisseurs, prestataires)
• Suivi des marchés publics et des DSP (pièces justificatives, retenues de garantie, cautions)
• Déclarations fiscales liées aux dépenses (TVA)
Traitement comptable des recettes
• Émission des titres de recettes (redevances, subventions, produits des services publics)
• Suivi des encaissements et relances
• Suivi de la TLPE, des redevances liées aux terrasses et à la taxe sur les friches commerciales
Suivi budgétaire et comptable
• Participation à la préparation budgétaire (BP, DM, CA)
• Suivi de l’exécution budgétaire en lien avec les services
• Élaboration des documents comptables (balances, journaux, comptes administratifs)
• Suivi de l’inventaire et des amortissements
Relations internes et externes
• Échanges réguliers avec la trésorerie, les services de l’État, les fournisseurs et les services internes
• Conseil aux services sur les procédures comptables et budgétaires

Ressources humaines :
Gestion administrative des agents techniques
• Suivi des effectifs du pôle technique (services techniques, voirie, bâtiments, espaces verts…)
• Rédaction et mise à jour des fiches de poste
• Suivi des absences et des temps de travail (maladie, congés, accidents de service, heures supplémentaires)
Formation et développement des compétences
• Recueil des besoins en formation auprès des encadrants
• Élaboration et suivi du plan de formation
• Organisation logistique des formations (inscriptions, convocations, bilans)
• Suivi des habilitations obligatoires (CACES, habilitations électriques, SST…)
Suivi réglementaire et sécurité
• Veille au respect des obligations réglementaires (hygiène, sécurité, équipements de protection)
• Participation à la mise en œuvre du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)
• Suivi des visites médicales et des préconisations du médecin de prévention
• Appui à la mise en œuvre des actions de prévention des risques professionnels
Relations internes
• Appui aux agents et aux responsables pour les questions RH courantes

Assurance :
Gestion du portefeuille d’assurances
• Identifier les besoins en assurance de la collectivité (biens, responsabilité civile, véhicules, protection juridique…)
• Suivre les contrats d’assurance
• Veiller à l’adéquation des garanties avec les risques réels
Gestion des sinistres
• Déclarer les sinistres auprès des assureurs
• Suivre les expertises et les indemnisations
• Assurer la traçabilité et l’archivage des dossiers
Suivi administratif et budgétaire
• Tenir à jour les tableaux de bord des contrats et sinistres
• Participer à l’élaboration du budget lié aux assurances
• Contrôler les factures et les échéances contractuelles
Relations internes et externes
• Conseiller les services municipaux sur les risques assurantiels
• Être l’interlocuteur des compagnies d’assurance, experts, avocats

Services Techniques :
Accueil téléphonique
• Orientation vers les bons interlocuteurs ou services (voirie, bâtiments, espaces verts…)
• Gestion du standard téléphonique du service technique
Traitement des devis
• Préparer les bons de commande en lien avec les services techniques et les services financiers
Suivi administratif et logistique
• Tenir à jour un tableau de bord des devis en cours, validés ou refusés
• Archiver les devis et les pièces justificatives pour les marchés publics
• Participer à la préparation des dossiers pour les commissions d’appel d’offres si besoin