Agent-e de planification auprès des associations sportives

Au sein de la cellule Planification : Sous l'autorité directe de sa responsable administrative et en lien avec la coordinatrice de la planification, vous aurez pour mission principale l’instruction et le suivi des dossiers de mise à disposition des créneaux dans les installations sportives de plein air (stades) pendant la saison sportive et les périodes de congés scolaires (équipements de plein air et couvert).

Missions spécifiques liées au traitement de la planification
• Préparer, réaliser et suivre la planification des équipements sportifs de plein air (créneaux à l’année et matchs fédéraux, tournois) ;
• Traiter les réservations des manifestations simples ;
• Traiter la planification des vacances scolaires des installations sportives en relation avec les différents pôles de la Direction des Sports ;
• Suivre les dossiers administratifs de l’ensemble des structures planifiées (convention, assurance, fiche asso, diplômes…) ;
• Réaliser les états de facturation et leurs suivis auprès des usagers ;
• Réaliser les factures dans le respect de la délibération tarifaire et des règles comptables en vigueur ;
• Renseigner et mettre à jour le tableau de suivi de facturation ;
• Éditer les fiches de fréquentation ;
• Suivre les fréquentations des usagers dans les équipements sportifs auprès de l’agent d’accueil (état des fréquentations, identifications des anomalies, statistiques…) ;
• Saisir les fréquentations dans le logicel Planitech ;
• Réceptionner et traiter tout au long de l’année les demandes d’utilisation d’équipements sportifs ;
• Réaliser des bilans d’activités ;
• Remplacer ou aider un-e collègue en cas d’absence ou de période de travail plus importante.

Missions communes et transversales
• Accueillir du public en physique ou au téléphone (information pour les demandes de planification) ;
• Utiliser le logiciel de planification Planitech ;
• Centraliser, classer les informations et documents des usagers.