Assistant administratif et financier (F/H)

Mission principale du service : il est chargé de l’exécution des marchés et de la gestion budgétaire des activités de la direction de l’immobilier et de l’environnement de travail et plus particulièrement des services de :
Maitrise d’ouvrage batimentaire (service construction)
Maintenance des bâtiments et équipements propriétés (service maintenance)
Gestion de la flotte de véhicules (service parc roulant)
Gestion des prestations de service, mobiliers et magasin (service environnement de travail)

Quotité de temps de travail affecté aux différents dossiers

50 % : gestion des factures et avoirs de fluides (eau / électricité / gaz / chauffage urbain), mise à jour des tableaux de suivi
50 % : émission de bons commande et gestion des factures afférentes de fournitures, services et travaux du service Maintenance


Activité 1 : Assurer le suivi administratif et comptable des dépenses et des recettes en lien avec le / les chargé(s) de suivi administratifs et financiers
Effectuer l’engagement : procéder aux engagements de dépense et de recette, constituer le dossier des pièces justificatives de la dépense / de la recette, si nécessaire faire créer les lignes d’imputations budgétaire et demander les virements de crédits en cohérence avec les enveloppes budgétaires gérées par les chargés de suivi
Suivi des engagements : Suivre les engagements jusqu’à l’envoi au prestataire, suivre les crédits des engagements réalisés sans l’application GRAND ANGLE
Gérer la facturation (selon le type de contrat et le niveau de réalisation du contrat) : réceptionner et contrôler les éléments de facturation, vérifier le service fait, produire les certificats administratifs, certificats de paiement et états de solde, calculer la révision de prix, répondre aux demandes des prestataires, traiter les observations et/ou les rejets du comptable public
Effectuer le pré-mandatement des engagements et des factures
Suivre l’exécution des contrats et marchés conclus par la Direction de l’Immobilier et de l’Environnement de Travail : produire les ordres de service, contrôler le bordereau des prix, gérer les garanties financières : contrôler les documents envoyés par les prestataires, demander les libérations de retenue de garantie
Préparer et vérifier le circuit des différents documents à porter au visa

Activité 2 : Participer à la sécurisation des opérations financières
Tenir à jour des tableaux de suivi des engagements et leur réalisation
Participer à l’élaboration des prévisions budgétaires en lien avec les chargés de suivi administratifs et financiers : état des consommations, restes à réaliser…

Activité 3 : Contribuer à l’amélioration du service rendu
Assurer la suppléance des autres assistant(e)s administratifs en cas d’absence ou de surcroit d’activité : effectuer si nécessaire les virements de crédits, les commandes sur marchés, assurer le suivi et la gestion des parapheurs (bons de commande, courriers urgents...), contribuer au règlement des factures en attente, effectuer différentes tâches administratives (scan des pièces, enregistrement de tiers, engagements, etc …)
Veiller au respect des délais de paiement