Assistant administratif Ressources humaines (h/f)

Au sein du service Recrutement-mobilité de la collectivité, sous l'autorité du chef de service, vous êtes chargé de l'appui aux chargés de recrutement, au sein d'une équipe composée de 3 chargés de recrutement et de 2 autres assistants. Vous êtes responsable du suivi des dossiers qui vous sont confiés, et de la gestion des nouvelles demandes à destination du service. Le service traite chaque année plus de 40 mobilités internes, +100 recrutements permanents et +200 recrutements temporaires (saisonniers, stagiaires, remplaçants...), ainsi qu'une vingtaine d'apprentis.  

Traitement des annonces  et des candidatures :

- Organiser les jurys de recrutement (planification, contact candidats et/ou directions internes) ;
- Suivre et gérer les clôtures de jurys dans le logiciel métier du service, en lien avec le chargé de recrutement référent.

Procédure de recrutement et de mobilité :

- Réceptionner et transmettre les demandes des services et des candidats ; 
- A partir de modèles, établir, , mettre en signature, mettre sous pli et envoyer les courriers du service (réponses positives, négatives, autres courriers) ; 
- Collecter les documents nécessaires à I'instruction du recrutement et la préparation du dossier d'arbitrage ; 
- Demander les casiers judiciaires et saisir des déclarations uniques d'embauche ; 
- Constituer les dossiers de recrutement à destination du Président en lien avec les candidats et le chargé de recrutement référent ; 
- Suivre les visites médicales d'aptitude à l'embauche.

Suivi des dossiers de stage et d'apprentissage :  

- Réceptionner et diffuser les demandes de stages ;
- Affecter les demandes spontanées dans les services ;
- Gérer le rattachement des stages à la plateforme 100 000 stages, ;
- Traiter les conventions de stages ; 
- Assurer les liens avec les stagiaires, les établissements de formation et les services  ; 
- Saisir les contrats d'apprentissage après validation des éléments par le chargé de recrutement sur la plateforme dédiée. 

Missions administratives transverses : 

- Assurer le suivi du courrier entrant dématérialisé transmis par le service relation usagers (6tzen) et du courrier postal ; 
- Intervenir en appui sur traitement de la boîte mail du service recrutement ; 
- Mettre à jour des tableaux de suivi des différentes missions ;  
- Préparer et assurer le suivi des parapheurs (suivi circuit de signature) ; 
- Organiser la logistique des forums (préparation du matériel, réservation de véhicule, mise en relation avec le service communication si besoin) ; 
- Gérer, classer et organiser des documents ; 
- Gérer le stock de fournitures.

Les logiciels utilisés et sur lesquels vous pouvez être formé en interne sont les suivants : GESTMAX pour le traitement des candidatures, CIRIL RH pour le logiciel RH, 6TZEN pour la gestion du courrier, Teams pour la communication interne, et les outils OUTLOOK de bureautique classique (mél, traitement de texte, agenda...).