Assistant de gestion administratif (h/f)

LE SERVICE D’AFFECTATION

Mission principale de la direction :
- L’accession au statut de Métropole a positionné Grenoble-Alpes Métropole comme l’acteur majeur de l’aménagement du territoire Métropolitain. La direction de l’urbanisme et de l’aménagement joue un rôle clefs dans la structuration de la fonction d’aménagement du territoire métropolitain par l’exercice de la compétence documents d’urbanisme, la conduite des opérations d’aménagement d’intérêt métropolitain et la conduite des études urbaines et paysagères métropolitaines.

- La DUA développe des processus de travail associant étroitement la métropole et les communes. Elle assure également une mission de prestation de service d’instruction des autorisations d’urbanisme pour le compte des communes qui le souhaitent.

Mission principale du service urbanisme

- Exercer la compétence « documents d’urbanisme » acquise par la Métropole au 1er janvier 2015. Cette mission comprend notamment l’élaboration et l’évolution du Plan local d’urbanisme intercommunal
- Participer à la mise en œuvre des projets d’aménagement et d’urbanisme prévus dans le PLUI et notamment accompagner les communes dans la conduite de leurs projets d’urbanisme et d’aménagement
- Assurer le rôle d’interlocuteur métropolitain pour les communes pour leurs questions d’urbanisme

Composition du service : 13 agents
Nom / fonction du supérieur hiérarchique direct : Myriam Reynaud Banus – responsable du service urbanisme PLUi

FINALITES DU POSTE

- Assister les 3 équipes dans leurs tâches administratives
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’équipe
- Assurer l’accueil pour les 3 services

Activité 1 : Assurer l’assistance administrative de l’équipe Urbanisme et du service mutualisé (70%)
- Rédiger et mettre en forme tous types de courrier
- Assurer l’organisation des réunions
- Enregistrer le courrier dans le logiciel, copier, diffuser et classer les courriers. Remplir les imprimés RAR ….
- Rédiger des documents administratifs
- Préparer les parapheurs (papillons, respect de la charte graphique, orthographe grammaire syntaxe, enregistrement, retours après signature), …
- Suivre les projets et l’activité du service urbanisme et ADS (tenir à jour la base de données, les fichiers, et la documentation, etc.)
- Participer à l'organisation de l’équipe (classement, reprographie, déplacements du personnel, etc.)
- Assurer l’organisation logistique des ateliers des urbanistes et séminaires politiques avec les communes
- Assurer la mise en ligne des documents sur l’extranet et sur la plateforme des urbanistes, en lien avec la chargée de procédure
- Gérer des fournitures administratives du service
- Assurer le rôle de référent documentation
Activité 2 : Accueil téléphonique et physique du secrétariat (10%)
- Accueillir, orienter et recevoir les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques
- Prendre des messages et s’assurer de leur suivi
- Organiser les rendez-vous des membres de l’équipe
Activité 3 : Assistance du service ADS (20%)
Consultances architecturales :

- Gérer en lien avec les communes, les usagers et le CAUE, les rendez-vous de la consultance architecturale
- Tenir le tableau de bord de ces rendez-vous
- Suivre le suivi administratif des conventions avec les communes et le CAUE ainsi que des contrats avec les architectes conseils (prestation technique assurée par la DA)
- Apporter à la DA les éléments de facturation

Plateforme ADS :

- Organisation de réunions et séminaires des instructeurs
- Suivi des parapheurs


Lieu de travail : Bâtiment le VERSEAU - 4 Rue Du Cotentin, 38130 ECHIROLLES
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Logiciels métier : Utilisation du logiciel délibérations : Oxyad