Assistant du service Formation (h/f)
Emploi FONTENAY-SOUS-BOIS
Fontenay-sous-Bois (Val-de-Marne)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Au sein de la DRH, le service Formation assure la mise en œuvre de la politique de formation des personnels de la commune. Il a pour mission de développer les compétences des agent.e.s afin de leur permettre d'évoluer tout au long de leur carrière.
Sous l’autorité du responsable de service Formation, participe à la mise en œuvre et l'évaluation du plan de formation de la collectivité sur le plan administratif et logistique. Gère les demandes individuelles de formation et met en œuvre des formations collectives.
Sous l’autorité du responsable de service Formation, participe à la mise en œuvre et l'évaluation du plan de formation de la collectivité sur le plan administratif et logistique. Gère les demandes individuelles de formation et met en œuvre des formations collectives.
Activités
- Accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs (agents de la collectivité, formateurs, directions, partenaires externes..), en face à face, par téléphone et par courriel
- Assurer le suivi administratif et financier des actions de formations proposées (convocations et attestations de stages, établissement des bons de commande…)
- Etre un bon appui organisationnel pour la logistique de formation : préparer et organiser les réunions ou formations en intra/inter (courriers, convocations, préparation des dossiers, réservation et équipements de salles, ...)
- Assurer l'ouverture et les fermetures des sessions de formations
- Gérer les plannings des formateurs
- Préparer les documents pédagogiques en liens avec les cours dispensés
- Diffuser l'information relative aux procédures de gestion (inscriptions aux préparations, avis de concours, coordonnées CIG/CNFPT…)
- Prendre en charge, suivre et saisir les inscriptions et les attestations de formations et préparations concours (création de lettre d’information en interne, bulletins d’inscription, vérification des conditions d’accès, suivi sur les supports dédiés IEL, CIRIL RH)
- Assurer la prise en charge des frais de formation et déplacements des agents
- Classer et archiver des dossiers (e-mail, dossiers numériques, dossiers papiers)
- Concevoir et rédiger des notes et courriers administratifs
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
- Suivre et mettre à jour des tableaux de bord, bases de données, les dossiers agents
- Participer à la mise en œuvre du plan de formation
Conditions d’exercice
- 36 h 40 hebdomadaires – 10 JRTT
- Horaires de bureau - amplitude de 8h30 à 18h00
- Outils informatiques et de téléphonie
- Accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs (agents de la collectivité, formateurs, directions, partenaires externes..), en face à face, par téléphone et par courriel
- Assurer le suivi administratif et financier des actions de formations proposées (convocations et attestations de stages, établissement des bons de commande…)
- Etre un bon appui organisationnel pour la logistique de formation : préparer et organiser les réunions ou formations en intra/inter (courriers, convocations, préparation des dossiers, réservation et équipements de salles, ...)
- Assurer l'ouverture et les fermetures des sessions de formations
- Gérer les plannings des formateurs
- Préparer les documents pédagogiques en liens avec les cours dispensés
- Diffuser l'information relative aux procédures de gestion (inscriptions aux préparations, avis de concours, coordonnées CIG/CNFPT…)
- Prendre en charge, suivre et saisir les inscriptions et les attestations de formations et préparations concours (création de lettre d’information en interne, bulletins d’inscription, vérification des conditions d’accès, suivi sur les supports dédiés IEL, CIRIL RH)
- Assurer la prise en charge des frais de formation et déplacements des agents
- Classer et archiver des dossiers (e-mail, dossiers numériques, dossiers papiers)
- Concevoir et rédiger des notes et courriers administratifs
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
- Suivre et mettre à jour des tableaux de bord, bases de données, les dossiers agents
- Participer à la mise en œuvre du plan de formation
Conditions d’exercice
- 36 h 40 hebdomadaires – 10 JRTT
- Horaires de bureau - amplitude de 8h30 à 18h00
- Outils informatiques et de téléphonie
Profil recherché
Profil recherché :
CQP Assistant(e) de formation
Connaissances pré-requises :
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la formation
- Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement de la collectivité
- Connaissance des filières, métiers et cadres d’emploi de la fonction publique territoriale
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
- Expression et communication orale et écrite
- Notions de base de la gestion financière et comptable
- Logiciels bureautiques, applicatifs et métiers (Pack office, 6TZEN…)
- Progiciels de gestion CIRIL RH, CIVIL Finances
- Techniques de recherche documentaire
- Procédures administratives du service
Compétences professionnelles :
- Gestion de la formation
- Appliquer les dispositions réglementaires
- Bonne maîtrise de l’outil informatique et des nouvelles technologies
- Maîtriser les techniques de rédaction administratives
- Capacités de communication que ce soit à l’oral ou à l’écrit
- Qualité d’écoute, discrétion, confidentialité et devoir de réserve
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Capacité d’organisation et de gestion du temps, autonomie
- Esprit d’équipe et sens du travail en transversalité
- Sens du relationnel, diplomatie
- Capacité d’adaptation et esprit d’initiative
- Réactivité, disponibilité
- Rigueur et conscience professionnelle
CQP Assistant(e) de formation
Connaissances pré-requises :
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la formation
- Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement de la collectivité
- Connaissance des filières, métiers et cadres d’emploi de la fonction publique territoriale
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines
- Expression et communication orale et écrite
- Notions de base de la gestion financière et comptable
- Logiciels bureautiques, applicatifs et métiers (Pack office, 6TZEN…)
- Progiciels de gestion CIRIL RH, CIVIL Finances
- Techniques de recherche documentaire
- Procédures administratives du service
Compétences professionnelles :
- Gestion de la formation
- Appliquer les dispositions réglementaires
- Bonne maîtrise de l’outil informatique et des nouvelles technologies
- Maîtriser les techniques de rédaction administratives
- Capacités de communication que ce soit à l’oral ou à l’écrit
- Qualité d’écoute, discrétion, confidentialité et devoir de réserve
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Capacité d’organisation et de gestion du temps, autonomie
- Esprit d’équipe et sens du travail en transversalité
- Sens du relationnel, diplomatie
- Capacité d’adaptation et esprit d’initiative
- Réactivité, disponibilité
- Rigueur et conscience professionnelle
Autres informations
Non renseignées
il y a 3 semaines
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