Chargée ou chargé de la planification et du suivi organisationnel des évènements

Sous la responsabilité de la Directrice des Affaires Générales de la ville de Dijon/Dijon métropole, vous êtes chargé(e) d’assurer la coordination d’événements en salle et la gestion de réservations de salles
sur le site d’Heudelet et de salles de l’hôtel de Ville (en particulier : salle Gilbert Laforgue & Salon porte aux lions).

Activités :
.Réaliser le suivi organisationnel d’événements en salles pour l’interne et l’externe, principalement sur le site d’Heudelet et de l’hôtel de Ville : de la réservation jusqu’au rendu des salles, en intégrant les phases
suivantes :
-la coordination globale avec l’organisateur et les services mobilisés, dans le respect des attendus :
-accueil, technique, sécurité, qualité de l’accueil…service, réception, nettoyage…
-le bilan de l’événement et les correctifs éventuels à apporter pour les éditions suivantes
-les compte-rendus, les reportings nécessaires
.Assurer des suivis de dossiers internes pour l’organisation du service : exemple participer à l’analyse d’activités de la fonction, contribuer à l’amélioration des process avec la directrice, concevoir de nouveaux outils…
.Coordonner des projets avec le groupe « Coordination de manifestations sur la voie publique », en fonction de la charge d’activités du service, notamment sur la période de mai à octobre.

Vous assurerez principalement
.la gestion et le suivi administratif et technique des dossiers
.la préparation et suivi administratif des demandes de réservations de salles, après validation
.le suivi des demandes de gardiennage sur le site
.le reporting
.la coordination et le suivi organisationnel et technique de l’événement en salle
.le suivi technique de l’occupation des salles
.la réalisation des feuilles de routes des agents du service pour mise en place opérationnelles
.l’accueils et visites de salles avec les organisateurs
.le suivi des demandes diverses : matériel, chauffage, sécurité, mobilier son & image, nettoyage, réception…
.la coordination globale d’événements simples sur la voie publique, afin d’assurer la permanence et la continuité de service notamment lors des pics d’activité de mai à octobre