Chef d'équipe pôle coordination

Le titulaire du poste aura pour mission de piloter et d'organiser les activités du secrétariat mutualisé de la Présidence, du Cabinet, de la Direction Générale, de la Direction Générale Adjointe Ressources et Modernisation, d'assurer les missions relevant du courrier et de la logistique, dans le cadre d'une stratégie définie par la collectivité.

Il sera chargé de l'encadrement hiérarchique de 5 agents dédiés à ces activités.

1. Organisation et gestion du secrétariat mutualisé Présidence/Cabinet/Direction Générale des Services/Direction Générale Adjointe Ressources et Modernisation

- Assister le Président, le Directeur de Cabinet, le Directeur Général des Services, le Directeur Général Adjoint Ressources et Modernisation dans l'exercice de leurs missions, dans la gestion quotidienne de leur emploi du temps, de leurs rendez-vous et de leurs déplacements (procéder à l'accueil physique et téléphonique ; effectuer toutes les tâches administratives, centraliser et préparer les dossiers et éléments nécessaires aux diverses réunions)

- Evaluer la qualité du travail et proposer éventuellement de nouvelles méthodes de travail

- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances



2. Organisation et gestion du courrier et de la logistique

- Superviser la gestion du courrier entrant dans la collectivité, du courrier expédié, ainsi que sa circulation dans les différents services de la collectivité

- Assister et conseiller les services dans leur mode d'affranchissement des plis

- Veiller à la maîtrise du budget consacré à l'affranchissement du courrier

- Superviser la gestion des prestations logistiques : gestion, préparation et livraison de fournitures dans les services de la collectivité, déménagements de mobiliers et archives/dossiers, interventions d'entretien et de maintenance à l'Hôtel du Département)



3. Management : Animation et pilotage du Pôle

- Impulser, organiser et diriger la mise en oeuvre des plans d'action en fonction des objectifs définis par le Directeur Général des Services

- Organiser le travail du Pôle, planifier et répartir les activités

- Contrôler la cohésion du pôle, coordonner ses actions et ses relations avec les autres services, adapter son organisation, veiller au respect des échéances

- Favoriser la participation et l'expression des agents

- Conduire les entretiens d'évaluation des agents du secrétariat mutualisé, les agents du courrier et de la logistique, et contribuer à leur développement professionnel

- Identifier les besoins de formation collectifs et individuels

- Organiser des réunions et transmettre au personnel des informations nécessaires à la bonne réalisation de leurs missions leur permettant leur épanouissement et leur implication dans le suivi des dossiers

- Encadrer, coordonner et animer les activités du Pôle, en gérant les ressources humaines et les compétences de chacun

- Planifier et répartir les activités au sein du service

- Superviser le respect, par les agents, des objectifs stratégiques et opérationnels, ainsi que le respect du cadre législatif et réglementaire

- Mettre en place les dispositions afin de garantir la continuité de service