Gestionnaire Administratif Animation

Définition des missions : Sous l'autorité hiérarchique du chef de service animation, il est garant de l'organisation et du bon fonctionnement administratif du service animation. Dans le cadre de ces missions, il assure une assistance au suivi et à l'organisation du service animation. Dans un objectif de cohérence et d'efficience, il prend une part active à l'élaboration et à la bonne application des procédures administratives et au suivi des outils. Il accompagne au quotidien les équipes opérationnelles (directeurs des secteur, responsables de site périscolaire et animateurs) au niveau technique et administratif (processus, procédures, dossiers...), en contribuant au respect de la règlementation. Il identifie les dysfonctionnements et apporte des solutions en cas de problématiques administratives. Il participe à l'amélioration de la relation entre le Clos de la Cathédrale et les équipements excentrés.

Définition des activités :
- Accueillir, physiquement, par téléphone et par courriel les demandes des collaborateurs opérationnels du secteur animation
- Assurer le traitement des demandes administratives et le suivi en lien avec le chef de service
- Rendre compte au chef de service animation et l'alerter en cas de besoins identifiés de formations, d'appui technique, administratif ou pédagogique des équipes opérationnelles
- Accompagner les directeurs de secteurs et responsables de sites sur le logiciel métier
- Participer en lien avec le chef de service animation, à la définition des outils et des procédures administratives nécessaires au bon fonctionnement du service animation et des accueils de loisirs
- Proposer et mettre en place des procédures et des outils de suivi d'activités (tableaux de bords, états statistiques,...)
- Appuyer techniquement le chef de service et les équipes : saisie heures des agents, déclaration, entrée de donnée dans les outils de recueil (Concerto)
- Assurer la réception et le suivi des demandes spécifiques formulées aux services supports (E-ATAL, GLPI, restauration, transport)
- Rédiger des projets de courrier réponse et en assurer le suivi

Sous l'autorité hiérarchique du chef de service animation, il est garant de l'organisation et du bon fonctionnement administratif du service animation. Dans le cadre de ces missions, il assure une assistance au suivi et à l'organisation du service animation. Dans un objectif de cohérence et d'efficience, il prend une part active à l'élaboration et à la bonne application des procédures administratives et au suivi des outils. Il accompagne au quotidien les équipes opérationnelles (directeurs des secteur, responsables de site périscolaire et animateurs) au niveau technique et administratif (processus, procédures, dossiers...), en contribuant au respect de la règlementation. Il identifie les dysfonctionnements et apporte des solutions en cas de problématiques administratives. Il participe à l'amélioration de la relation entre le Clos de la Cathédrale et les équipements excentrés.
Définition des activités :
- Accueillir, physiquement, par téléphone et par courriel les demandes des collaborateurs opérationnels du secteur animation
- Assurer le traitement des demandes administratives et le suivi en lien avec le chef de service
- Rendre compte au chef de service animation et l'alerter en cas de besoins identifiés de formations, d'appui technique, administratif ou pédagogique des équipes opérationnelles
- Accompagner les directeurs de secteurs et responsables de sites sur le logiciel métier
- Participer en lien avec le chef de service animation, à la définition des outils et des procédures administratives nécessaires au bon fonctionnement du service animation et des accueils de loisirs
- Proposer et mettre en place des procédures et des outils de suivi d'activités (tableaux de bords, états statistiques,...)
- Appuyer techniquement le chef de service et les équipes : saisie heures des agents, déclaration, entrée de donnée dans les outils de recueil (Concerto)
- Assurer la réception et le suivi des demandes spécifiques formulées aux services supports (E-ATAL, GLPI, restauration, transport)
- Rédiger des projets de courrier réponse et en assurer le suivi