Gestionnaire administratif (h/f) - (745/01011-DOS)

Emancipatrice, Citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants – 2 200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d’espaces verts et d’activités économiques.

Elle porte de grands projets d’aménagement en lien avec l’arrivée de transports en commun structurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen…). A ce titre, elle accompagne la mise en œuvre d’opérations d’envergure dans le cadre d’une Opération d’Intérêt National des Ardoines, en lien avec l’Etat et l’EPA-ORSA.

Dans le même temps, elle s’engage activement dans le rénovation urbaine et sociale du Centre-Ville dans le cadre d’un partenariat avec l’Agence Nationale de Rénovation Urbaine et de ses partenaires bailleurs sociaux.

Accueil du public : (En poste à l’accueil du bâtiment par roulement avec les animateurs : un jour par semaine).
• Accueil physique du public : remise et récupération des clefs, renseignement sur le fonctionnement du service Vie Associative, de la Maison de la Vie Associative et des associations
• Accueil téléphonique du public : réception des appels, prise de messages, primo renseignements

Gestion administrative :
• Gestion du courrier du service : enregistrement du courrier et des dossiers de demandes de subvention, envoi de courriers de « réponse type », envoi de courrier en nombre (invitations des associations à des réunions…), envoi de dossiers liés à la préparation d’événementiels (marché de Noël, fête du Lilas...)
• Suivi des publications des associations émises sur le portail associatif
• Gestion du fichier associatif et référent du service auprès du Cabinet du Maire (Fichier personnalités de M. Le Maire)
• Suivi des documents administratifs des associations (Statuts, JO, SIREN, attestations d’assurance…)
• Suivi des demandes associatives : (matériel, car, autres équipements…)
• Suivi des tableaux de matériels accordés aux associations
• Elaboration des réponses aux courriers émanant des associations (demandes de moyens logistiques, autorisations de buvette, notifications diverses…)
• Facturation des locations de salles aux cabinets de syndics, entreprises…(Logiciel Ciril)


Gestion des salles :
• Traitement des demandes de salles ponctuelles et régulières (analyse, proposition, valorisation, réponse…)
• Encodage sur le logiciel des réservations des salles
• Suivi de l’utilisation des salles (entrée, temps d’utilisation, sortie)
• Analyse de l’utilisation des salles (utilisation effective, )
• Participation aux commissions de sécurité des locaux prêtés aux associations
• Collaboration avec les services techniques assurant l’entretien des infrastructures
• Réalisation et suivi des bons de travaux sur le logiciel Astech,
• Demande et suivi des reproductions de clefs
• Suivi des investissements (remplacement de mobilier et de matériel divers dans les salles)
• Force de proposition pour les évolutions techniques

Gestion financière :
• Suivi des dépenses du service (investissement et fonctionnement)
• Préparation budgétaire
• Suivi de l’évolution des coûts de locations de salles (recettes)
• Facturation des locations de salles aux cabinets de syndics, entreprises (Logiciel Ciril)


Evénementiel :
• Contribution à l’organisation et participation au déroulement des événements pilotés par le service vie associative (marché de Noël, village des associations des Fête du Lilas et du forum de rentrée…) et des événements en lien avec la vie associative (fêtes de quartier, conseils de quartier, rencontres thématiques…)