Gestionnaire administrative/administratif et financière/financier

Le réseau de lecture publique est composé de 12 bibliothèques, une bibliothèque numérique, un musée en réseau dédié à Stendhal et une manifestation littéraire annuelle : le Printemps du livre. Le service est composé de 172 agents et dispose d’un budget de fonctionnement de plus de 8,3 millions d’euros (dont 920 000 € de fonctionnement).
En mars 2019, la ville de Grenoble a délibéré sur les orientations d’un plan lecture 2018-2025 qui a pour objectif de faire évoluer le réseau de lecture publique.

Sous l’autorité de la responsable de l’unité Moyens et Ressources, le (ou la) gestionnaire administratif.ve et financier.e participe à la coordination administrative, financière et RH, du service des bibliothèques, dont son unité est le garant.

Gestion administrative et financière
• Rédaction de documents administratifs : courriers, notes internes, arrêtés, déclarations diverses (SACEM, …)
• Aide à la rédaction des délibérations et des conventions en lien avec les porteurs de projets
◦ Assurer le suivi du renouvellement des conventions et des circuits de signature
◦ Insertion dans le logiciel web délib
• Constitution et suivi des dossiers de subvention en lien avec les porteurs de projets concernés et les financeurs
◦ élaborer les bilans financiers des actions subventionnées et validation auprès de la Trésorerie
◦ élaborer et mettre à jour des outils de suivi synthétiques et tableaux de bord
◦ veille et alerte des responsables sur les échéances à venir
• Aide à la recherche de nouvelles subventions, notamment dans le cadre de la mise en œuvre du plan lecture
• Régisseur suppléante de recettes et d’avance
Gestion des ressources humaines
• Participation au suivi du personnel du service : effectifs, temps partiels, cumuls d’activités, recrutements (dont jurys), mouvement interne, avis de stage, avancement et promotion interne, accueil des nouveaux arrivants (livret d’accueil, etc.)
• Conseil et accompagnement RH des agents du service
• Suivi des personnels non-titulaires mensuels ou horaires en binôme
◦ saisie des demandes de recrutement dans le portail RH
◦ suivi des demandes de recrutement auprès des services des ressources humaines concernés (services recrutement, gestion des contractuels…), prolongations, fins de fonctions
◦ saisie des éléments de paie (EVA) en lien avec les responsables d’équipements et en binôme avec un autre agent.
• Suivi des stagiaires et des candidatures spontanées : participation à la définition de la politique d’accueil des stagiaires, suivi et mise en œuvre de la procédure d’accueil des stagiaires, suivi des candidatures spontanées (réponses, repérage de candidat.es pour les remplacements, etc.)
• Élaboration, mise à jour et suivi des indicateurs de gestion : tableaux de bord relatifs au suivi des effectifs, des agents non-titulaires du réseau
• Rédaction de courriers, courriels, notes relatives aux RH
• Veille réglementaire en matière de ressources humaines, statut de la FPT…
Participation à la coordination des fonctions administratives, RH et Finance 
• Rédaction des procédures relatives au secteur d’activité et en assurer la diffusion (RH, administration, finances)
• Propositions d’amélioration de la diffusion et du respect des procédures au sein du réseau
• Correspondant-e sur les archives administratives : coordination d’une mission d’archivage sur les fonctions ressources, en lien avec le service archives de la Ville et le service informatique des bibliothèques
• Veille et alerte des responsables sur les échéances à venir (RH, finances, conseils municipaux, conventions, etc.)
Les missions de ce poste sont susceptibles d’évoluer dans le cadre du plan lecture