Gestionnaire des moyens financiers

Les missions de la DEPER s'articulent autour d'un service administratif et financier chargé d'en assurer le secrétariat, de gérer les moyens nécessaires au fonctionnement des structures et de mettre en oeuvre les procédures d'inscription et de facturation des usagers.

Sous l'autorité du responsable du service, le gestionnaire des moyens financiers assure le suivi budgétaire de la direction, recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et financier du service.

Gestion administrative et financière
- Etablir et suivre les budgets Education et Petite Enfance en collaboration avec les Chefs de service
- Saisir les bons de commande, leur transmission aux fournisseurs et la validation des factures
- Assurer le suivi du versement des subventions aux coopératives scolaires
- Instruire les dossiers de demandes de subvention des associations du secteur Education
- Elaborer et assurer l'exécution des conventions portant sur la participation de la ville aux charges de fonctionnement des écoles privées
- Participer à la préparation du marché des fournitures scolaires, ainsi qu'à l'analyse des offres et assurer, le cas échéant, l'interface entre les directeurs d'écoles et le fournisseur retenu
- Instruire les demandes d'équipements matériels et/ou mobiliers émanant des écoles et assurer le suivi des lignes budgétaires dédiées à ces équipements

Traitement des dossiers et saisie de documents
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Instruire les demandes de mise à disposition des locaux scolaires, en dehors des horaires habituels de fonctionnement des écoles

Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes

Planification et suivi
- Préparer les conseils d'école
- Instruire les demandes de transport émanant des écoles et établir le planning en lien avec le service transports
- Assurer l'interface entre les écoles et les structures intervenant sur le temps scolaire à l'initiative de la Ville pour établir le planning de ces interventions
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ( suivi des travaux (OPEN GST))
- Centraliser et diffuser les demandes d'interventions techniques
- Assurer le suivi des demandes de travaux auprès des services techniques
- Organiser les missions de manutentions
- Planifier les réunions avec le service technique et diffuser les tableaux de suivi des demandes d'intervention, aux référents des sites scolaires
- Utiliser les logiciels métiers

En cas d'absence de l'assistante de direction
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, s'assurer du matériel nécessaire, inviter les participants...)
- Préparer les documents nécessaires pour tous types de réunion (ex : commission des dérogations)
- Appliquer la procédure pour la mise en place du service minimum en cas de grève avec la Direction Académique
- Instruire les demandes de dérogations au secteur scolaire
- Procéder aux inscriptions scolaires et périscolaires sur le logiciel métiers