SECRETAIRE -AGENT D'ACCUEIL

Lieu d'activité
Mairie d'ARTAS

Déplacements
Déplacements éventuels pour des réunions / formations organisées pour l'agence postale

Conditions de travail
Contraintes de présence aux horaires d'ouverture au public
Délégation de signature de l'élu pour les actes d'état civil et les formalités administratives
Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes

Organigramme
Maire

Directrice Générale des services

Agent d'accueil et secrétariat mairie - agence postale
Relations professionnelles :
- Contact direct et permanent avec le public
- Entretenir de bonnes relations avec l'ensemble des interlocuteurs (élus, agents,
fournisseurs, organismes, associations, usagers...)
OBJECTIFS :
- Représenter l'image de la collectivité auprès des usagers
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Exécuter des tâches administratives pour le bon fonctionnement du service, d'information, de communication, d'organisation, de classement et de suivi des dossiers.

ACCUEIL MAIRIE :
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Tenue du standard téléphonique : réception et orientation des appels
- Recensement des jeunes et suivi des dossiers pour la journée de défense et citoyenneté
- Gestion des demandes d'autorisation de buvette
- Réception et enregistrement des demandes d'urbanisme
- Réception et suivi des locations de salles et de matériels
- Gestion des dossiers des associations

AGENCE POSTALE :
- Affranchissement de plis et vente de produits (timbres postes, enveloppes, prêt à poster)
- Réception et remise de plis et colis
- Service de proximité : contrat de réexpédition du courrier...
- Remise et encaissement d'espèces, de chèques et de mandats
- Transmission au bureau central des opérations effectuées

SECRETARIAT :
- Rédaction de documents administratifs (courriers, convocations, arrêtés municipaux, comptes rendus...)
- Diffusion et affichage d'informations
- Ouverture des mails, réception et enregistrement du courrier " arrivé "
- Réalisation et mise en forme de tableaux de bureautique
- Classement et archivage des dossiers
- Commande de fournitures de bureau
- Suivi des dossiers des associations

ETAT CIVIL :
- Réceptionner des déclarations et établissement des actes d'état civil (naissances, décès, etc...)
- Établir les dossiers de mariage et de PACS : les actes de publication en vue de leur affichage, livret de
famille, inscription au registre...
- Tenue administrative des registres d'Etat Civil, délivrer sur demande des extraits de registres, rédiger des
mentions et des courriers, contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés

MISSIONS OCCASIONNELLES :
- Tenue du fichier électoral
- Traitement des dossiers d'urbanisme
- Recensement de la population
- Cimetière et columbarium
- Gestion des dossiers d'action sociale