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COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION D'AMIENS METROPOLE
1 Assistant de Direction (H/F)
Monsieur le President d'Amiens Métropole Place de l'Hôtel de ville BP 2720 (Somme (80))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 semaine
Description du poste
Vous assurez l’organisation de la vie professionnelle de la direction du CRR et du protocole associé, prenez en charge le secrétariat de direction ainsi que les missions d’information et de communication, et assurez le suivi administratif du personnel et des dossiers. Vous collaborez à la vie des instances représentatives de l’établissement, organisez le classement et l’archivage des dossiers et courriers, en formats papier et informatique, et êtes également référent informatique de l’établissement.
Votre mission
Organisation de la vie professionnelle de la Direction et protocole
• Interface entre la direction et les interlocuteurs internes et externes (CRR, partenaires, invités) : priorisation, fluidité, diplomatie, confidentialité.
• Optimisation de l’emploi du temps du Directeur, de l’Administrateur et du Conseiller aux études.
• Collaboration quotidienne avec la direction et suivi des demandes internes selon leur priorité.
• Organisation des réunions, accueil des partenaires et préparation des rendez-vous protocolaires.
• Planification des déplacements (réservation, ordres de mission, suivi administratif et frais).
• Gestion des réceptions et suivi budgétaire (déplacements, réceptions, etc.).
• Suivi des procédures comptables en collaboration avec l’administrateur ou l’opérateur CAF.
Secrétariat de direction, information et communication
• Gestion de l’accueil physique, téléphonique et messagerie électronique ; orientation des interlocuteurs.
• Réception, distribution et classement du courrier et des documents internes.
• Rédaction et diffusion de supports de communication interne et externe
• Gestion des fournitures de bureau
• Représentation de l’établissement auprès de différents interlocuteurs
• Intervention ponctuelle sur des dossiers variés selon l’actualité et les priorités de la direction
Suivi administratif du personnel et des dossiers
• Transmission des informations importantes et suivi des communications internes.
• Collecte des éléments pour paie, suivi RH, plannings et congés, organisation des évaluations du personnel.
• Liaison avec les services internes (CAF, RH, Pôle santé, DSI) et suivi des dossiers médicaux et administratifs des agents.
• Préparation des dossiers pour médailles, formations, cumul d’activité, badges et recrutement des vacataires.
• Accueil physique et téléphonique des enseignants, élèves, parents et partenaires.
Collaboration aux instances représentatives
• Organisation et suivi des élections des représentants des conseils pédagogiques et d’établissement.
• Rôle de secrétaire des séances du Conseil d’établissement et du conseil pédagogique : organisation, convocations, logistique, rédaction des délibérations et PV.
• Mise à jour du rapport d’activité, dossiers de renouvellement de label et veille juridique.
Classement et archivage
• Organisation du classement et archivage des dossiers, courriers et documents officiels (papier et numérique).
• Coordination avec le service des archives pour l’archivage numérique.
Référent informatique
• Assistance et support aux personnels (enseignants et direction) pour l’informatique.
• Participation aux réunions des correspondants informatiques et suivi des demandes sur Gaia.
CONDITIONS D’EXERCICE :
Grande disponibilité (travail en soirée et week-end selon l’activité du Conservatoire) / Activités liée au calendrier scolaire
• Interface entre la direction et les interlocuteurs internes et externes (CRR, partenaires, invités) : priorisation, fluidité, diplomatie, confidentialité.
• Optimisation de l’emploi du temps du Directeur, de l’Administrateur et du Conseiller aux études.
• Collaboration quotidienne avec la direction et suivi des demandes internes selon leur priorité.
• Organisation des réunions, accueil des partenaires et préparation des rendez-vous protocolaires.
• Planification des déplacements (réservation, ordres de mission, suivi administratif et frais).
• Gestion des réceptions et suivi budgétaire (déplacements, réceptions, etc.).
• Suivi des procédures comptables en collaboration avec l’administrateur ou l’opérateur CAF.
Secrétariat de direction, information et communication
• Gestion de l’accueil physique, téléphonique et messagerie électronique ; orientation des interlocuteurs.
• Réception, distribution et classement du courrier et des documents internes.
• Rédaction et diffusion de supports de communication interne et externe
• Gestion des fournitures de bureau
• Représentation de l’établissement auprès de différents interlocuteurs
• Intervention ponctuelle sur des dossiers variés selon l’actualité et les priorités de la direction
Suivi administratif du personnel et des dossiers
• Transmission des informations importantes et suivi des communications internes.
• Collecte des éléments pour paie, suivi RH, plannings et congés, organisation des évaluations du personnel.
• Liaison avec les services internes (CAF, RH, Pôle santé, DSI) et suivi des dossiers médicaux et administratifs des agents.
• Préparation des dossiers pour médailles, formations, cumul d’activité, badges et recrutement des vacataires.
• Accueil physique et téléphonique des enseignants, élèves, parents et partenaires.
Collaboration aux instances représentatives
• Organisation et suivi des élections des représentants des conseils pédagogiques et d’établissement.
• Rôle de secrétaire des séances du Conseil d’établissement et du conseil pédagogique : organisation, convocations, logistique, rédaction des délibérations et PV.
• Mise à jour du rapport d’activité, dossiers de renouvellement de label et veille juridique.
Classement et archivage
• Organisation du classement et archivage des dossiers, courriers et documents officiels (papier et numérique).
• Coordination avec le service des archives pour l’archivage numérique.
Référent informatique
• Assistance et support aux personnels (enseignants et direction) pour l’informatique.
• Participation aux réunions des correspondants informatiques et suivi des demandes sur Gaia.
CONDITIONS D’EXERCICE :
Grande disponibilité (travail en soirée et week-end selon l’activité du Conservatoire) / Activités liée au calendrier scolaire
Profil recherché
Vous êtes titulaire d’un BAC, idéalement complété par un BAC+2 en secrétariat, gestion administrative, action managériale ou carrières juridiques. Vous possédez de solides qualités rédactionnelles, un sens de l’organisation développé et maîtrisez les outils informatiques. La maîtrise de l’anglais constitue un atout.
Vous justifiez d’une expérience significative au sein d’un secrétariat de direction et, idéalement, dans un poste similaire. Rigoureux, organisé et discret, vous appréciez le travail en équipe, savez prioriser les tâches et contribuer à la bonne coordination des activités de la direction. Vous êtes force de proposition et capable d’interagir avec des interlocuteurs variés, internes comme externes, dans un environnement exigeant et confidentiel.
Vous justifiez d’une expérience significative au sein d’un secrétariat de direction et, idéalement, dans un poste similaire. Rigoureux, organisé et discret, vous appréciez le travail en équipe, savez prioriser les tâches et contribuer à la bonne coordination des activités de la direction. Vous êtes force de proposition et capable d’interagir avec des interlocuteurs variés, internes comme externes, dans un environnement exigeant et confidentiel.
Autres informations
Non renseignées