ACCUEIL - AFFAIRES GÉNÉRALES - GESTION ADMNISTRATIVE (H/F)
Emploi MAIRIE DE LA MÉZIÈRE
La Mézière (Ille-et-Vilaine)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Remplacement temporaire
Plein temps
Description
En remplacement dans le cadre d'un congé maternité, vous assurez l'accueil au sein du service à la population ainsi que la gestion des affaires générales en lien avec la responsable du service.
Vous assurez également le secrétariat du Conseil municipal.
Vous assurez également le secrétariat du Conseil municipal.
1 - Accueil :
. Accueil physique et téléphonique (prise des messages, filtrer et orienter les appels)
. Prise de RV pour les élus et transmission des demandes diverses
. Gestion des agendas des élus (Maire et Adjoints)
. Formalités administratives
. Mise à jour de l'annuaire interne
. Gestion de l'affichage communal
. Fiche de liaison - prêt de clé
2 - Etat-civil
. Etablissement des actes
. Envoi des actes aux notaires et administration
. Communication des registres
. Préparation, et suivi des cérémonies (mariage, parrainage, baptême)
3 - Recensement militaire : Prise des demandes / envoi des dossiers trimestriellement
4 - Cimetière : gestion des demandes des administrés pour le cimetière et du colombarium
5 - Instances :
. Préparation du conseil municipal : convocations (CM/Caisse des écoles), note de synthèse, étiquettes
. Suivi des délibérations après la séance
. Suivi des registres des actes administratifs, tenue des registres divers et répertoires, suivi des retours des délibérations de la préfecture, Insee transfert des actes
. Envoi DCM par voie dématérialisée
6 - Affaires générales :
. Invitation (médaille du travail)
. Recensement population tous les 5 ans
. Aide à la préparation des élections
. Transfert des actes de décès aux impôts tous les trimestres
. Licence taxis
. Envoi convocation pour les jurys d'assisses
. Fichier vœux du Maire
. Aide à la facturation cantine
. Accueil physique et téléphonique (prise des messages, filtrer et orienter les appels)
. Prise de RV pour les élus et transmission des demandes diverses
. Gestion des agendas des élus (Maire et Adjoints)
. Formalités administratives
. Mise à jour de l'annuaire interne
. Gestion de l'affichage communal
. Fiche de liaison - prêt de clé
2 - Etat-civil
. Etablissement des actes
. Envoi des actes aux notaires et administration
. Communication des registres
. Préparation, et suivi des cérémonies (mariage, parrainage, baptême)
3 - Recensement militaire : Prise des demandes / envoi des dossiers trimestriellement
4 - Cimetière : gestion des demandes des administrés pour le cimetière et du colombarium
5 - Instances :
. Préparation du conseil municipal : convocations (CM/Caisse des écoles), note de synthèse, étiquettes
. Suivi des délibérations après la séance
. Suivi des registres des actes administratifs, tenue des registres divers et répertoires, suivi des retours des délibérations de la préfecture, Insee transfert des actes
. Envoi DCM par voie dématérialisée
6 - Affaires générales :
. Invitation (médaille du travail)
. Recensement population tous les 5 ans
. Aide à la préparation des élections
. Transfert des actes de décès aux impôts tous les trimestres
. Licence taxis
. Envoi convocation pour les jurys d'assisses
. Fichier vœux du Maire
. Aide à la facturation cantine
Profil recherché
* Maîtrise du français (orthographe, grammaire),
* Qualités rédactionnelles
Compétences techniques ou méthodologiques exigées
* Bonne connaissance de l'outil informatique
Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
* Aptitudes relationnelles
* Capacités d'écoute et communication
* Capacités d'initiative et de réactivité dans la gestion de l'accueil
* Garant de l'image et des valeurs du service public
* Capacité à travailler en équipe, en partenariat et en transversalité
* Flexibilité et aptitude à s'adapter aux impératifs d'évolution des services
* Disponibilité nécessaire vis-à-vis des usagers et des services
* Autonomie et sens de l'organisation
* Rigueur et sens des responsabilités
* Discrétion et respect du secret professionnel
* Qualités rédactionnelles
Compétences techniques ou méthodologiques exigées
* Bonne connaissance de l'outil informatique
Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
* Aptitudes relationnelles
* Capacités d'écoute et communication
* Capacités d'initiative et de réactivité dans la gestion de l'accueil
* Garant de l'image et des valeurs du service public
* Capacité à travailler en équipe, en partenariat et en transversalité
* Flexibilité et aptitude à s'adapter aux impératifs d'évolution des services
* Disponibilité nécessaire vis-à-vis des usagers et des services
* Autonomie et sens de l'organisation
* Rigueur et sens des responsabilités
* Discrétion et respect du secret professionnel
Autres informations
Non renseignées
il y a 2 semaines
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