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LE HAVRE
ACCUEIL - SECRETAIRE - RESSOURCES HUMAINES (H/F)
Hôtel de ville , Le Havre (Seine-Maritime (76))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Publié il y a 3 semaines
Description du poste
Au sein du service Ressources sous l'autorité du chef de service et en lien fonctionnel avec l'assistante de direction pour les missions d'accueil et secrétariat, vous effectuez l'accueil téléphonique et physique des usagers et effectuez des travaux de secrétariat pour l'ensemble des services de la direction de l'Education.
Vous serez amené(e) à effectuer également des missions au sein du secteur RH en qualité de gestionnaire du personnel des écoles. Vous serez chargé(e) de la gestion administrative des agents titulaires des écoles et des remplaçants.
Vous serez amené(e) à effectuer également des missions au sein du secteur RH en qualité de gestionnaire du personnel des écoles. Vous serez chargé(e) de la gestion administrative des agents titulaires des écoles et des remplaçants.
Votre mission
ACTIVITES PRINCIPALES :
Pôle accueil secrétariat, au sein d'une équipe de 3 personnes :
- Vous gérez les courriers, notes, informations et courriels : réception, diffusion, enregistrement dans trafic, suivi des réponses dans trafic, publipostage, commande de reprographie
- Vous réceptionnez, triez et diffusez les parapheurs
- Vous avez en charge la distribution quotidienne du courrier dans les écoles
- Vous saisissez et mettez en forme les notes internes et documents divers
- Vous classez les documents administratifs dans le respect des procédures d'archivage
- Vous réceptionnez les appels et orientez les demandes ou informations aux services concernés
- Vous organisez la gestion du planning de la salle de réunion de la Direction
- Vous pouvez être amené à tutorer un stagiaire dans le cadre de sa formation de type « accueil-secrétariat »
- Vous gérez les conventions de mise à disposition des écoles dans le cadre d'occupation soit par les Associations de parents d'élèves soit par les associations hors communauté éducative
- Vous gérez et suivez les commandes de fournitures administratives
- Vous organisez la mise sous pli des courriers dans le cadre des élections des parents d'élèves
- Vous rédigez les ordres de missions pour les besoins de la Direction
- Vous gérez la commande et l'envoi des menus destinés à l'affichage au sein des écoles
Pôle RH, au sein d'une équipe 3 personnes :
- vous gérez l'ensemble des remplacements des agents titulaires
- vous saisissez les arrêts de maladie ou autres autorisations d'absences
- vous classez et mettez à jour les dossiers personnels des agents non titulaires
- vous suivez les absences syndicales
- vous êtes chargé(e) de l'envoi des bulletins de paie, des arrêtés, des notes d'informations et des convocations aux visites médicales
- vous saisissez les éléments variables de paie sur HR ACCESS : heures complémentaires et supplémentaires, heures de surveillance de cantine, avantages en nature, retenues pour fait de grève, ...
- vous participez aux recrutements des ASE, ATSEM et Cuisiniers
- vous planifiez les remplacements des centres de loisirs
- vous saisissez les heures de grèves des agents sur le logiciel HR ACCESS
- vous suivez et planifiez l'affectation des auxiliaires de vie scolaire
- vous êtes amené(e) à réaliser des études et des statistiques concernant les ressources humaines de la direction de l'éducation
- vous êtes le contact privilégié du personnel des écoles et en assurez leur accueil téléphonique
- vous êtes amené(e) à vous déplacer sur les écoles au contact des agents pour les besoins du service
Pôle accueil secrétariat, au sein d'une équipe de 3 personnes :
- Vous gérez les courriers, notes, informations et courriels : réception, diffusion, enregistrement dans trafic, suivi des réponses dans trafic, publipostage, commande de reprographie
- Vous réceptionnez, triez et diffusez les parapheurs
- Vous avez en charge la distribution quotidienne du courrier dans les écoles
- Vous saisissez et mettez en forme les notes internes et documents divers
- Vous classez les documents administratifs dans le respect des procédures d'archivage
- Vous réceptionnez les appels et orientez les demandes ou informations aux services concernés
- Vous organisez la gestion du planning de la salle de réunion de la Direction
- Vous pouvez être amené à tutorer un stagiaire dans le cadre de sa formation de type « accueil-secrétariat »
- Vous gérez les conventions de mise à disposition des écoles dans le cadre d'occupation soit par les Associations de parents d'élèves soit par les associations hors communauté éducative
- Vous gérez et suivez les commandes de fournitures administratives
- Vous organisez la mise sous pli des courriers dans le cadre des élections des parents d'élèves
- Vous rédigez les ordres de missions pour les besoins de la Direction
- Vous gérez la commande et l'envoi des menus destinés à l'affichage au sein des écoles
Pôle RH, au sein d'une équipe 3 personnes :
- vous gérez l'ensemble des remplacements des agents titulaires
- vous saisissez les arrêts de maladie ou autres autorisations d'absences
- vous classez et mettez à jour les dossiers personnels des agents non titulaires
- vous suivez les absences syndicales
- vous êtes chargé(e) de l'envoi des bulletins de paie, des arrêtés, des notes d'informations et des convocations aux visites médicales
- vous saisissez les éléments variables de paie sur HR ACCESS : heures complémentaires et supplémentaires, heures de surveillance de cantine, avantages en nature, retenues pour fait de grève, ...
- vous participez aux recrutements des ASE, ATSEM et Cuisiniers
- vous planifiez les remplacements des centres de loisirs
- vous saisissez les heures de grèves des agents sur le logiciel HR ACCESS
- vous suivez et planifiez l'affectation des auxiliaires de vie scolaire
- vous êtes amené(e) à réaliser des études et des statistiques concernant les ressources humaines de la direction de l'éducation
- vous êtes le contact privilégié du personnel des écoles et en assurez leur accueil téléphonique
- vous êtes amené(e) à vous déplacer sur les écoles au contact des agents pour les besoins du service
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES :
Compétences techniques
Pratique de l'outil informatique (Word, Excel, power point, trafic)
Qualités rédactionnelles
Orthographe et grammaire
Techniques de secrétariat (accueil, filtrage, accueils physique et téléphonique, classement...)
Procédures administratives
Procédures RH
Statut de la fonction publique territoriale
Outil informatique (HR Access, Temptation, Excel)
Environnement scolaire
Compétences comportementales
Discrétion
Disponibilité
Rigueur
Diplomatie
Qualités relationnelles
Gestion du stress et des priorités
CONDITIONS D'ACCES :
CADRE D'EMPLOIS : Catégorie C
FILIERE : Administrative
LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL :
Hôtel de ville
36.05 H hebdomadaires (OAGT)
Compétences techniques
Pratique de l'outil informatique (Word, Excel, power point, trafic)
Qualités rédactionnelles
Orthographe et grammaire
Techniques de secrétariat (accueil, filtrage, accueils physique et téléphonique, classement...)
Procédures administratives
Procédures RH
Statut de la fonction publique territoriale
Outil informatique (HR Access, Temptation, Excel)
Environnement scolaire
Compétences comportementales
Discrétion
Disponibilité
Rigueur
Diplomatie
Qualités relationnelles
Gestion du stress et des priorités
CONDITIONS D'ACCES :
CADRE D'EMPLOIS : Catégorie C
FILIERE : Administrative
LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL :
Hôtel de ville
36.05 H hebdomadaires (OAGT)
Autres informations
Non renseignées