I. MAIRIE
- Comptabilité
o Engagements, mandatement des factures et titres, transmission PESV2 (gestion des erreurs)
o Gestion de l’inventaire (de la création à la mise à jour)
o Gestion des intégrations (contrôle, explication auprès de la perception des frais d’études réalisées ou non, prévision budgétaire et passation des écritures)
o Suivi des emprunts : mise à jour des tableaux d’amortissement
o Amortissements : création des tableaux, prévisions budgétaires et réalisation des écritures comptables
o Demande de subventions (scolaires, associations…)
o Edition des documents comptables
o Budget du CCAS (analyse du CA, proposition et suivi du BP)
o Suivi du budget communal et proposition budgétaire pour la partie fonctionnement en concertation avec la directrice des services
o Tableaux de suivi des factures courantes : eau, électricité, fournitures d’entretien …
o Suivi des budgets de l’école et de la Médiathèque
o Gestion du stock de fournitures administratives
o Toutes autres missions en lien avec la comptabilité

- Marchés publics : suivi comptable des marchés de travaux, consultation diverses, analyse des offres, courriers de réponse

- Etat civil :
o demandes d’extraits d’état civil
o Décès, mariages, reconnaissances avant naissance, naissances
o Recensement militaire
o Demandes diverses de renseignements
o Cimetière : mise à jour du logiciel

- Gestion des manifestations :
o Demandes et remerciements pour les dons
o Gestion et suivi des besoins (alimentaires et matériels) en collaboration avec l’élu référent, les services techniques
o Organisation de la salle en collaboration avec l’élu référent et les services techniques
o Planification des demandes exceptionnelles de nettoyage des bâtiments : détermination des dates d’intervention, envoi du planning à l’entreprise de nettoyage, suivi et gestion des engagements.

- Accueil et standard
- Assistance de la Directrice Générale des Services dans le traitement de dossiers divers
- Divers travaux de secrétariat

- Polyvalence sur les autres postes en cas d’absence des agents : Affaires scolaires et périscolaires, affaires sociales, élections (présence possible au dépouillement), urbanisme, voirie, Gestion des salles/associations, affaires commerciales, réglementation ….

II. AGENCE POSTALE COMMUNALE

1. Accueil physique et téléphonique de la clientèle

Tout affranchissement manuel (lettres et colis ordinaires),
Vente de timbres-poste à usage courant :
Vente d’enveloppes et Prêt à Poster :
Emballages Colissimo S, M et L,
Dépôt des objets y compris recommandés (hors objets sous contrat, objets en nombre, Chronopost et valeur déclarée),
Retrait des lettres et colis en instance hors Poste Restante, valeur déclarée et Chronopost,
Dépôt des procurations courrier,
Services de proximité : contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier, abonnement mobilité et Prêt à Poster de réexpédition.
Retrait d’espèces sur compte courant postal du titulaire dans la limite de 300 € par période de 7 jours,
Transmission au bureau centre pour traitement direct selon les règles en vigueur :
- des demandes de services liées aux CCP,
- des procurations liées aux services financiers,
- des versements d’espèces sur son propre compte courant postal, dans la limite de 300 € par période de 7 jours,
- des versements d’espèces sur un Postépargne ou livret d’épargne, dans la limite de 300 € par période de 7 jours.

2. Gestion de la comptabilité de l’agence postale

3. Relation directe avec la poste


L’agent pourra effectuer des tâches relatives au secrétariat de mairie sur le temps affecté à l’agence postale en cas de faible activité.

Modalités d’exercice :
Travail de bureau
Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public
Pics d’activités liés aux périodes électorales, de recensement, rentrées scolaires, aux projets de la collectivité
Technologies de l'information et de la communication, outils de bureautique, logiciels métier.
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public

Compétences professionnelles et techniques (savoir-faire) :
-Savoir planifier son travail et gérer les priorités
-Respecter les délais réglementaires
- Savoir suivre un budget, préparer les dossiers de mandatements, des dépenses et recettes,
-Qualités rédactionnelles requises
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel…) et des NTIC
-Fonctionnement du standard téléphonique
-Technique d'accueil, de communication et de régulation
-Technique de médiation et de négociation
-Technique de secrétariat (prise de note…)
-Technique de recherche d’information
-Technique de gestion de planning
-Technique de classement

Savoirs être :
• Discrétion/ Secret professionnel
• Qualités relationnelles
• Goût du travail en équipe
• Sens de la communication et de l’organisation
• Méthode et rigueur
• Disponibilité, dynamisme et réactivité
• Autonomie
• Capacité d’adaptation, d’écoute et de compréhension

Formation
Bac +2
Parfaite maîtrise de l’outil informatique
Connaissances de l’environnement territorial
Connaissances du fonctionnement d’une agence communale postale serait un plus

Positionnement hiérarchique
1. Le Maire et ses adjoints
2. La Directrice Générale des Services
3. L’adjoint administratif

Non renseignées