← Retour
MAIRIE DE NOHIC
ADJOINT ADMINISTRATIF (h/f)
Mairie, Nohic (Tarn-et-Garonne (82))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 1 mois
Description du poste
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés.
• Assurer le secrétariat.
• Assurer l’urbanisme.
• Gérer les moyens matériels.
• Assurer les services postaux, les services financiers et les prestations associés d’une agence postale.
• Assurer le secrétariat.
• Assurer l’urbanisme.
• Gérer les moyens matériels.
• Assurer les services postaux, les services financiers et les prestations associés d’une agence postale.
Votre mission
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés :
• Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques et mails ;
• Renseigner et orienter les administrés ;
• Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire ;
• Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires ;
• Gestion du courrier arrivée / départ ;
• Délivrer des documents administratifs ;
• Organiser et ranger l’accueil : classement, étiquetage, affichage, archivage, etc… ;
• Rédiger les courriers à la demande de la hiérarchie ;
• Faire les photocopies ;
• Gérer les tableaux d’affichage ;
• Mise à jour du site internet.
- Etat civil – relations citoyens :
• Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d’Etat Civil et de population (certificat de vie, sortie de territoire, etc…) ;
• Distribuer, réceptionner et contrôler les dossiers d’Etat civil et population ;
• Rédiger les actes d’Etat Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès, etc…) ;
• Délivrer les permis d’inhumations/exhumations ;
• Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc.…) ;
• Contrôler l’authenticité des attestations fournies ;
• Tenir à jour les registres d’Etat Civil ;
• Délivrer les demandes des extraits du registre ;
• Contrôler le droit à l’acte des demandeurs ;
• Préparer les baptêmes civils, PACS et mariages ;
• Etablir les rectifications rectificatives et reconstitution d’actes ;
• Etablir les « attestations d’accueil » pour l’hébergement d’étranger en France.
- Gestion du cimetière :
• Contrôler et délivrer les diverses autorisations ;
• Attribuer reprendre ou renouveler les concessions funéraires ;
• Maintenance permanente du fichier du cimetière.
- Élections
• Recevoir les inscriptions, les radiations, les changements d’adresse sur la liste électorale ;
• Préparer et organiser les divers scrutins politiques ;
• Gérer et assurer la révision de la liste électorale ;
• Effectuer un suivi de leur déroulement.
- Recensement militaire et de la population :
• Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire ;
• Etablir et transmettre au bureau du service national ;
• Mettre à jour les fichiers relatifs à la population.
- Associations :
• Réceptionner les demandes de prêt de salles et matériels ;
• Planifier l’occupation/la location des salles communales ;
• Réceptionner les chèques pour la location des salles ;
• Enregistrer la remise et le retour des clés des salles prêtées aux associations, entreprises ou administrés ;
• Réaliser les conventions de mise à disposition ;
• Réceptionner les demandes de subvention.
- Urbanisme :
• Enregistrer, contrôler et traiter les différentes demandes d’urbanisme ;
• Consulter tous les réseaux nécessaires à la demande ;
• Répondre à toutes demandes ou déclarations (DIA, DT, etc…) ;
• Transmettre au service instructeur ;
• Transmettre aux divers organismes et aux pétitionnaires.
- Comptabilité :
• Préparer les mandatements et les titres de recettes, saisir les factures et les mandats.
• Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques et mails ;
• Renseigner et orienter les administrés ;
• Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire ;
• Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires ;
• Gestion du courrier arrivée / départ ;
• Délivrer des documents administratifs ;
• Organiser et ranger l’accueil : classement, étiquetage, affichage, archivage, etc… ;
• Rédiger les courriers à la demande de la hiérarchie ;
• Faire les photocopies ;
• Gérer les tableaux d’affichage ;
• Mise à jour du site internet.
- Etat civil – relations citoyens :
• Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d’Etat Civil et de population (certificat de vie, sortie de territoire, etc…) ;
• Distribuer, réceptionner et contrôler les dossiers d’Etat civil et population ;
• Rédiger les actes d’Etat Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès, etc…) ;
• Délivrer les permis d’inhumations/exhumations ;
• Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc.…) ;
• Contrôler l’authenticité des attestations fournies ;
• Tenir à jour les registres d’Etat Civil ;
• Délivrer les demandes des extraits du registre ;
• Contrôler le droit à l’acte des demandeurs ;
• Préparer les baptêmes civils, PACS et mariages ;
• Etablir les rectifications rectificatives et reconstitution d’actes ;
• Etablir les « attestations d’accueil » pour l’hébergement d’étranger en France.
- Gestion du cimetière :
• Contrôler et délivrer les diverses autorisations ;
• Attribuer reprendre ou renouveler les concessions funéraires ;
• Maintenance permanente du fichier du cimetière.
- Élections
• Recevoir les inscriptions, les radiations, les changements d’adresse sur la liste électorale ;
• Préparer et organiser les divers scrutins politiques ;
• Gérer et assurer la révision de la liste électorale ;
• Effectuer un suivi de leur déroulement.
- Recensement militaire et de la population :
• Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire ;
• Etablir et transmettre au bureau du service national ;
• Mettre à jour les fichiers relatifs à la population.
- Associations :
• Réceptionner les demandes de prêt de salles et matériels ;
• Planifier l’occupation/la location des salles communales ;
• Réceptionner les chèques pour la location des salles ;
• Enregistrer la remise et le retour des clés des salles prêtées aux associations, entreprises ou administrés ;
• Réaliser les conventions de mise à disposition ;
• Réceptionner les demandes de subvention.
- Urbanisme :
• Enregistrer, contrôler et traiter les différentes demandes d’urbanisme ;
• Consulter tous les réseaux nécessaires à la demande ;
• Répondre à toutes demandes ou déclarations (DIA, DT, etc…) ;
• Transmettre au service instructeur ;
• Transmettre aux divers organismes et aux pétitionnaires.
- Comptabilité :
• Préparer les mandatements et les titres de recettes, saisir les factures et les mandats.
Profil recherché
• Sens du service public (ponctualité, disponibilité, serviabilité, souci de la qualité, confidentialité).
• Sens de l’organisation (gestion des priorités, réactivité dans l’action, respect des consignes données).
• Sens du contact : savoir écouter, inspirer la sympathie, être attentif aux autres, donner confiance, avoir une bonne qualité d’expression orale.
• Le sens de l’écoute : savoir faire preuve d’empathie (percevoir ce que ressent l’autre), de réserve, de discrétion,
être poli et courtois, résister au stress. La fonction exige d’être à l’écoute des attentes et des réclamations des usagers (enfants/parents).
• Le sens de l’initiative et de l’autonomie : faire face aux situations d’urgence, des situations imprévues ou délicates ou les prévenir. Être réactif, capable de s’adapter aux changements et savoir organiser son temps de travail.
• Une bonne présentation : arborer une tenue irréprochable en adéquation avec le service, conserver un aspect soigné, avoir une attitude souriante et avenante, utiliser un langage courtois et adapté.
• Sens de l’organisation (gestion des priorités, réactivité dans l’action, respect des consignes données).
• Sens du contact : savoir écouter, inspirer la sympathie, être attentif aux autres, donner confiance, avoir une bonne qualité d’expression orale.
• Le sens de l’écoute : savoir faire preuve d’empathie (percevoir ce que ressent l’autre), de réserve, de discrétion,
être poli et courtois, résister au stress. La fonction exige d’être à l’écoute des attentes et des réclamations des usagers (enfants/parents).
• Le sens de l’initiative et de l’autonomie : faire face aux situations d’urgence, des situations imprévues ou délicates ou les prévenir. Être réactif, capable de s’adapter aux changements et savoir organiser son temps de travail.
• Une bonne présentation : arborer une tenue irréprochable en adéquation avec le service, conserver un aspect soigné, avoir une attitude souriante et avenante, utiliser un langage courtois et adapté.
Autres informations
Non renseignées