Adjoint administratif polyvalent chargé(e) des naissances et mariages
Emploi SOISSONS
Soissons (Aisne)
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du public pour toutes les démarches d’état civil et spécifiquement celles liées aux naissances et mariages
- Traiter les demandes des administrés (mail, plateforme HUBEE, courrier) et les réorienter le cas échéant
- Travail en équipe
- Polyvalence au sein du service
- Permanence le samedi matin par roulement et éventuellement l’après-midi pour la célébration des mariages.
- Etre disponible durant les périodes électorales
- Traiter les demandes des administrés (mail, plateforme HUBEE, courrier) et les réorienter le cas échéant
- Travail en équipe
- Polyvalence au sein du service
- Permanence le samedi matin par roulement et éventuellement l’après-midi pour la célébration des mariages.
- Etre disponible durant les périodes électorales
- Tenue des registres d’état civil (établissement des actes de naissance, mariage, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales, décès)
- Veiller à l’archivage des dossiers et à la clôture des registres.
- Prise en charge des dossiers de mariage ainsi que des éventuelles auditions.
- Assister l’officier d’état civil durant la célébration des mariages
- Délivrance et mise à jour des livrets de famille
- Gestion des rectifications administratives
- Suivre les dossiers spécifiques en lien avec le Parquet (adoptions, changement d’état civil…)
- Contrôler les actes d’état-civil via COMEDEC
- Gestion des opérations et des concessions funéraires du cimetière
- Mise à jour du Répertoire d’Immeubles Localisés (RIL)
- Mise à jour des dossiers de concessions funéraires
- Ponctuellement, assurer le recensement militaire, les inscriptions sur les listes électorales et l’instruction des demandes de titres d’identité.
- Assurer l’instruction et la gestion des dossiers dans les délais impartis avec rigueur et organisation.
- S’adapter à l’évolution de la réglementation et aux nouveaux outils numériques
- Etre force de proposition pour améliorer la qualité du service
- Veiller à l’archivage des dossiers et à la clôture des registres.
- Prise en charge des dossiers de mariage ainsi que des éventuelles auditions.
- Assister l’officier d’état civil durant la célébration des mariages
- Délivrance et mise à jour des livrets de famille
- Gestion des rectifications administratives
- Suivre les dossiers spécifiques en lien avec le Parquet (adoptions, changement d’état civil…)
- Contrôler les actes d’état-civil via COMEDEC
- Gestion des opérations et des concessions funéraires du cimetière
- Mise à jour du Répertoire d’Immeubles Localisés (RIL)
- Mise à jour des dossiers de concessions funéraires
- Ponctuellement, assurer le recensement militaire, les inscriptions sur les listes électorales et l’instruction des demandes de titres d’identité.
- Assurer l’instruction et la gestion des dossiers dans les délais impartis avec rigueur et organisation.
- S’adapter à l’évolution de la réglementation et aux nouveaux outils numériques
- Etre force de proposition pour améliorer la qualité du service
Profil recherché
- Sens du service public
- Comportement et tenue correcte exigée
- Capacité à travailler et à communiquer en équipe
- Rigueur, méthode et organisation
- Maîtrise de l’outil informatique et être à l’aise avec l’utilisation de logiciels métier
- Connaissance et actualisation de la réglementation en matière d’état civil et plus spécifiquement concernant les naissances et mariages
- Expérience significative dans un poste similaire souhaitée
- Sens de l’organisation
- Respecter le devoir de confidentialité
- Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières lors des pics d’activité et des permanences le samedi
- Autonomie dans la gestion des dossiers et l’organisation du travail
- Délégation de signature pour tous les actes d’état civil et les formalités administratives (à venir)
- Contacts quotidiens avec les administrés, et les opérateurs funéraires
- Relations ponctuelles avec les agents des différents services de la collectivité, le centre hospitalier et le tribunal de Soissons
- Comportement et tenue correcte exigée
- Capacité à travailler et à communiquer en équipe
- Rigueur, méthode et organisation
- Maîtrise de l’outil informatique et être à l’aise avec l’utilisation de logiciels métier
- Connaissance et actualisation de la réglementation en matière d’état civil et plus spécifiquement concernant les naissances et mariages
- Expérience significative dans un poste similaire souhaitée
- Sens de l’organisation
- Respecter le devoir de confidentialité
- Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières lors des pics d’activité et des permanences le samedi
- Autonomie dans la gestion des dossiers et l’organisation du travail
- Délégation de signature pour tous les actes d’état civil et les formalités administratives (à venir)
- Contacts quotidiens avec les administrés, et les opérateurs funéraires
- Relations ponctuelles avec les agents des différents services de la collectivité, le centre hospitalier et le tribunal de Soissons
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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