Adjoint au chef de service administratif et financier (h/f)

La Direction Territoriale Ouest est l’une des directions de proximité de la Direction Générale des Services Techniques qui recouvre plus spécifiquement les villes de Chaville, Marnes La Coquette, Meudon, Sèvres et Ville d’Avray.
Le service Administratif et Financier a un rôle de support pour les autres services comme pour la Direction, et contribue à la bonne fluidité des informations entre l’ensemble des services de la Direction et vers l’extérieur (autres services GPSO et villes).

Relations fonctionnelles :
- Au sein de la collectivité avec : l’ensemble des services de la Direction Territoriale, les services de la Direction Administrative des Services Techniques, de la Direction Générale des Services Techniques et les services supports de GPSO.
- En externe, avec : les prestataires et régie
Encadrement d’agent : Oui en l'absence du responsable de service

Activités et missions :
Placé sous l’autorité du Chef du service administratif et financier, l’adjoint au chef de service administratif et financier travaille en binôme avec le responsable et dans une équipe de 5 personnes.
L’adjoint au Chef de service administratif et financier est garant du respect des procédures administratives.
L’adjoint au Chef de service administratif et financier supplée le chef de service dans ses fonctions en son absence.

Administratif :
- Gérer les sinistres : information, transmission, collecte des éléments complémentaires (devis, photos…) / liaison DTO - service juridique GPSO
- Informer hebdomadairement des tableaux de permanence week-ends et jours fériés des équipes Régie, Contrôleurs Cadre de Vie / Qualité de la voirie
- Suivre les dossiers administratifs et mettre en place les procédures (en lien avec le réseau administratif)
- Commander des fournitures de bureau pour la DTO
- Gérer les demandes de bacs (We-bacs)
- Organiser et animer les réunions de service
- Être l’interlocuteur de la DSI

Flux information et Communication :
- Gérer les appels N° Vert / et autres appels : prise en compte et affectation à l’agent ou au service concerné.
- Gérer le courrier dans le logiciel MAARCH : affectation par service, collecte des éléments de réponse, rédaction réponse + mise en parapheur (lecture-relecture-corrections éventuelles) / visa Direction + envoi @gpso ou voie postale / clôture et archivage.
- Gérer la boite courriel générique de la DTO : transmission par service + traitement éventuel selon objet.
- Rédiger les Avis Riverains d’information de travaux aux usagers dans les secteurs et villes concernés.
- Préparer et rédiger la Lettre d’Information sur les travaux programmés et menés par les services de la DTO (Voirie Réseaux Divers, campagne Régie/Mission Espace Public/Déchets et Propreté ou encore aménagement et fleurissement) / information à destination des villes du territoire ouest.

Réunions proximité – interproximité :
- Elaborer l’ordre du jour conjointement avec tous les services
- Elaborer la présentation en séance (powerpoint) – collecte d’informations (devis, photos, liens)
- Rédiger les comptes rendus et les transmettre aux interlocuteurs dédiés, par ville
- Chaville/Sèvres/Ville D’Avray : 1 proximité tous les 2 mois + 1 interproximité tous les 2 mois (rythme avant covid) / 5 + 5 annuelles
- Marnes La Coquette : 1 proximité mensuelle
- Meudon : 1 proximité mensuelle / 2 interproximités mensuelles

Procédures règlementaires :
- Rédiger les courriers de pénalités
- Rédiger les avis sur les autorisations de Permis de Construire, les Déclarations Préalables et les autorisations de création ou modification de bateau-trottoir en lien avec les services urbanisme des villes
- Rédiger et calculer le montant de la taxe Participation Forfaitaire à l’Assainissement Collectif

RH :
- Déclarer mensuellement les heures des agents de la DTO
- Suivre les besoins et les planning formations / traiter les données utiles en lien avec le service Formation
- Suivre les visites médicales – transmettre les convocations aux agents, en lien avec le service Préventions
- Être Référent liaison RH – agents : absences (congés, maladie), carrière et paie, médailles, évolution des processus RH

Divers :
- Être force de proposition pour l’amélioration de la performance des processus existants
- Assurer la veille réglementaire, juridique et technique dans les domaines de l’espace public (déchets, propreté, voirie, réseaux divers, parcs et jardins).

Misions adjoint au chef de service (suppléance) :

- Encadrer les agents du service
- Assurer le suivi de la gestion RH
- Suivre l’activité quotidienne du service
- Participer aux réunions de direction