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FERNEY VOLTAIRE
adjoint au responsable de service population - référent état-civil et élections (H/F)
Mairie - 1 avenue voltaire - cs 90149, Ferney-Voltaire (Ain (01))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 jours
Description du poste
Sous l’autorité de la responsable du service à la population, vous êtes en charge des missions suivantes :
Assurer au quotidien, dans le respect des lois et textes en vigueur et de façon totalement polyvalente, les différentes missions dévolues à un officier d’état civil (recevoir, conserver, mettre à jour et délivrer les actes d’état civil).
Vous êtes chargé d’assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, d’instruire les dossiers relatifs à l’état civil, et aux élections.
Assurer au quotidien, dans le respect des lois et textes en vigueur et de façon totalement polyvalente, les différentes missions dévolues à un officier d’état civil (recevoir, conserver, mettre à jour et délivrer les actes d’état civil).
Vous êtes chargé d’assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, d’instruire les dossiers relatifs à l’état civil, et aux élections.
Votre mission
Missions principales :
ETAT CIVIL :
• Saisir, instruire et suivre des demandes ou déclarations : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demande d’actes ou d'extraits d'état civil, livrets de famille, rectifications administratives, changement de prénom, changement de nom ;
• Procéder aux auditions nécessaires (mariage, reconnaissance)
• Mettre à jour les actes d’état civil (avis de mention) ;
• Analyser et traiter les demandes parvenues par courrier, mail et par le biais des téléservices ;
• Traiter les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC) ;
• Légalisation de signature, certification conforme de copie ;
• Assister aux mariages le samedi par roulement, quand nécessaire ;
• Effectuer une veille sur l’état-civil international et transfrontalière.
ELECTIONS :
• Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales, ainsi qu’aux tâches annexes liées à la gestion des listes ;
• Suivre les circulaires préfectorales ;
• Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et les suivre ;
• Éditer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale) ;
• Envoyer les cartes électorales ;
• Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu’aux journées d’élection ;
• Jour de vote : renseigner et orienter des électeurs, vérifier les procès-verbaux de vote ;
• Coordonner et piloter le recensement de la population ;
MANAGEMENT (en l’absence de la responsable de service) :
• Gérer l’équipe pour garantir la continuité du service ;
• Faire appliquer les consignes et règlement de travail en vigueur dans la collectivité ;
• Veiller à la réactivité des agents du service et à la qualité du service rendu.
ETAT CIVIL :
• Saisir, instruire et suivre des demandes ou déclarations : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demande d’actes ou d'extraits d'état civil, livrets de famille, rectifications administratives, changement de prénom, changement de nom ;
• Procéder aux auditions nécessaires (mariage, reconnaissance)
• Mettre à jour les actes d’état civil (avis de mention) ;
• Analyser et traiter les demandes parvenues par courrier, mail et par le biais des téléservices ;
• Traiter les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC) ;
• Légalisation de signature, certification conforme de copie ;
• Assister aux mariages le samedi par roulement, quand nécessaire ;
• Effectuer une veille sur l’état-civil international et transfrontalière.
ELECTIONS :
• Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales, ainsi qu’aux tâches annexes liées à la gestion des listes ;
• Suivre les circulaires préfectorales ;
• Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et les suivre ;
• Éditer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale) ;
• Envoyer les cartes électorales ;
• Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu’aux journées d’élection ;
• Jour de vote : renseigner et orienter des électeurs, vérifier les procès-verbaux de vote ;
• Coordonner et piloter le recensement de la population ;
MANAGEMENT (en l’absence de la responsable de service) :
• Gérer l’équipe pour garantir la continuité du service ;
• Faire appliquer les consignes et règlement de travail en vigueur dans la collectivité ;
• Veiller à la réactivité des agents du service et à la qualité du service rendu.
Profil recherché
Profil recherché :
• Titulaire de la Fonction Publique ;
• Expérience similaire exigée ;
• Connaissance de l’environnement territorial et des publics accueillis ;
• Capacité à s'adapter à son interlocuteur et à anticiper les demandes ;
Compétences attendues
• Environnement institutionnel ;
• Fondamentaux du droit de la famille ;
• Fondamentaux du droit de la nationalité ;
• Fondamentaux de l’IGREC ;
• Règles communes à la rédaction des actes de l’état civil ;
Savoir-faire
• Disponibilité et sens du travail en équipe ;
• Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Siècle, Logitud, Soluvote, application ANTS, COMEDEC) ;
Savoir être
• Sens affirmé du service public ;
• Excellente présentation ;
• Polyvalence et flexibilité ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité d’écoute ;
• Rigueur, organisation et disponibilité ;
• Autonomie ;
• Discrétion ;
Conditions :
• Rémunération sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs (cat.C) ou rédacteurs territoriaux (cat. B) ;
• Prime mensuelle IFSE, prime de fin d’année ;
• Chèques déjeuner, participation aux mutuelles labellisées après 6 mois d’ancienneté, prise en charge de la prévoyance par la collectivité pour les contrats de plus de 6 mois ;
• Poste à temps complet 36h avec 6 jours de RTT, à pourvoir dans les meilleurs délais ;
• Titulaire de la Fonction Publique ;
• Expérience similaire exigée ;
• Connaissance de l’environnement territorial et des publics accueillis ;
• Capacité à s'adapter à son interlocuteur et à anticiper les demandes ;
Compétences attendues
• Environnement institutionnel ;
• Fondamentaux du droit de la famille ;
• Fondamentaux du droit de la nationalité ;
• Fondamentaux de l’IGREC ;
• Règles communes à la rédaction des actes de l’état civil ;
Savoir-faire
• Disponibilité et sens du travail en équipe ;
• Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Siècle, Logitud, Soluvote, application ANTS, COMEDEC) ;
Savoir être
• Sens affirmé du service public ;
• Excellente présentation ;
• Polyvalence et flexibilité ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité d’écoute ;
• Rigueur, organisation et disponibilité ;
• Autonomie ;
• Discrétion ;
Conditions :
• Rémunération sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs (cat.C) ou rédacteurs territoriaux (cat. B) ;
• Prime mensuelle IFSE, prime de fin d’année ;
• Chèques déjeuner, participation aux mutuelles labellisées après 6 mois d’ancienneté, prise en charge de la prévoyance par la collectivité pour les contrats de plus de 6 mois ;
• Poste à temps complet 36h avec 6 jours de RTT, à pourvoir dans les meilleurs délais ;
Autres informations
Non renseignées