Relations fonctionnelles :
- Relations quotidiennes avec le Chef du service Vie Scolaire et le Chef d’Equipe
- Relations quotidiennes avec les autres services du Pôle Vie Educative
- Relations très fréquentes avec les acteurs du monde scolaire (directeurs, enseignants et personnel de mairie)
- Relations fréquentes avec les services de la collectivité
- Relations indirectes avec les élus
- Relations avec certains prestataires

Contraintes et spécificités du poste :
- Horaires variables et irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations du Chef de service et du Chef d’Equipe
- Rythme de travail soutenu
- Grande disponibilité vis-à-vis du Chef de service et du Chef d’Equipe
- Possibilités de déplacements

Dimension Humaine:
- Etre polyvalent
- Etre diplomate
- Etre rigoureux
- Avoir les notions d’organisation et de gestion du temps
- S’adapter aux situations
- Faire preuve de souplesse et de disponibilité
- Aider et accompagner aux projets de service et aux projets individuels
- Organiser d’un point de vue logistique les réunions internes au service
- Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité

Dimension Environnementale:
- Avoir un rôle de représentation du Chef de service lors de cérémonies, de réunions publiques, sur certaines situations ou certains temps
- Assister et conseiller le Chef de service et le Chef d’Equipe
- Etre force de propositions auprès du Chef de service et le Chef d’Equipe
- Etre ambassadeur de la ville
- Véhiculer une image positive du Pôle, de la Ville et de la Fonction Publique
- Organiser d’un point de vue logistique les réunions internes au service
- Assurer une veille sectorielle

Dimension technique:

- Suppléer le Chef de service et le Chef d’Equipe en leur absence conjointe
- Assurer un travail et un suivi administratif de l’activité « Vie Scolaire »
(Réaliser et mettre en forme des dossiers et travaux de bureautique, utiliser différents logiciels liés à l’activité du service, invitations, Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion, rédiger des ordres du jour, prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendu)
- Assurer un suivi financier de l’activité « Vie Scolaire »
(Utilisation du logiciel des finances, suivi du budget : fournitures, transports, classes de découvertes, suivi des produits d’entretien, suivi des marchés publics liés à la vie scolaire, …)
- Organiser de façon permanente la vie professionnelle du Chef de service
(Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du chef de service, Organiser les déplacements du cadre, Organiser et planifier des réunions, recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques)
- Organiser et recevoir les rendez-vous de préinscriptions aux écoles publiques
(Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous avec les familles, établir le dossier de pré-inscription, remplir un fichier de suivi par école, préparer le tableau des attributions de places)
- Assurer un accueil téléphonique et physique au secrétariat du Chef de service
(Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent)
- Organiser la circulation ascendante et descendante de l’information et assurer la gestion du courrier du service (Organiser la circulation des courriers entre les écoles et les services municipaux, garantir, rédiger des notes de service et courriers types, transmettre aux services concernés les différentes demandes, suivre les différentes demandes et circuits de réponse au public) et (Recherche et diffusion des informations, notamment avec les agents des écoles)
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Porter le dossier « Intercommunalité »
(Gestion du logiciel et saisie des élèves scolarisés, gestion des échanges de dossiers de dérogations scolaires avec les communes)
- Appuyer le chef de service et le chef d’équipe sur les projets et actions du service Vie scolaire
(Classes transplantées, piscine, dictionnaires, gilets jaunes, …)
- Favoriser les relations avec les partenaires
(Education Nationale, prestataires, associations de parents d’élèves : Appels téléphoniques et gestion des demandes)
- Appuyer le service Espace Familles sur le suivi des commandes repas en restauration scolaire
- Créer et tenir des outils de suivi de service

Non renseignées