Adjoint (e) à la directrice des services à la population (h/f)

Objectif :
Au sein d’une des trois directions de la collectivité, en lien étroit avec la Directrice, vous pilotez de manière autonome les agents et 4 pôles qui constituent une partie de la direction (accueil et fonctions support du service, état-civil, solidarités et actions sociales, affaires scolaires).
Les ambitions de la collectivité visent à assurer un service public efficace, accessible et de qualité tout en garantissant le bon fonctionnement des équipes et le respect des missions de la collectivité.

Missions principales
• Piloter et coordonner l'ensemble des activités de l’accueil des publics et des fonctions régaliennes
• Organiser l'accueil physique, téléphonique des usagers
• Garantir la qualité et la conformité du service rendu (délais, communication, satisfaction)
• Superviser les procédures administratives :
o État civil (naissances, mariages, décès, opérations funéraires, cimetière, …)
o Listes électorales et opérations électorales
o Affaires scolaires (inscriptions, suivi et facturation restauration)
o Action sociale de proximité selon organisation (Social, solidarités, logement)
o Gestion des titres administratifs selon compétences (cartes d'identité, passeports…)
• Assurer le reporting, le suivi des indicateurs et la rédaction des bilans
• Mettre en œuvre les décisions des élus et assurer le lien avec les services municipaux

Missions secondaires
• Suppléer la Directrice en son absence
• Assurer une planification et participer au plan de continuité d’activité
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Management
• Encadrer, fédérer et accompagner l'équipe
• Organiser les plannings, la gestion des congés, des remplacements
• Animer les réunions de service
• Superviser la formation et la montée en compétences des agents
• Instaurer une culture de l'accueil, de la qualité et du service public
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Gestion administrative et budgétaire
• Participer à la préparation et à l’exécution budgétaire du service
• Gérer les besoins matériels, logiciels et organisationnels
• Contrôler la conformité réglementaire
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Pilotage de projets et modernisation
• Conduire et améliorer des projets de dématérialisation (demandes en ligne, RDV, portail famille…)
• Proposer des actions d'amélioration continue
• Participer à la simplification des démarches pour les usagers
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Relations internes et externes
• Assurer la relation avec les élus et la direction
• Travailler en transversalité avec les autres services municipaux
• Développer les réseaux et leur animation