Adjoint en charge de la coordination administrative - Territoire 1 (Châtellerault) H/F

Le Département de la Vienne recrute un Adjoint en charge de la coordination administrative (H/F), au sein de la Direction de l'Action Sociale - Territoire 1 (Châtellerault), par voie statutaire, de concours, de mutation, de détachement ou d'accès réservé aux personnes disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé, relevant du cadre d'emplois des rédacteurs.

L’organisation territoriale de la DGAS comprend 5 territoires identiques pour l’ensemble des politiques de solidarités portées par le Département. A l’intérieur de chaque territoire, différents lieux permettent l’accueil et l’accompagnement des différents publics (Maisons Départementales des Solidarités (MDS), Maisons Départementales des Solidarités de Proximité (MDSP), antennes et permanences).

L’adjoint ou les adjoints en charge de la coordination administrative (selon les territoires) ont pour principale mission d’être garants d’un fonctionnement optimal des fonctions support au service de l’ensemble des directions présentes sur le territoire.

Dans ce cadre, les grands axes du poste sont les suivants :

- Manager l’équipe administrative et d’accueil pour le territoire
- Être garant d’une organisation administrative et d’accueil de qualité sur le territoire au service de l’ensemble des directions présentes
- Participer à la conception et à la mise en œuvre des projets du territoire et de la DGAS
- Garantir l’application des procédures administratives de l’aide sociale à l’enfance (à l’exception des adjoints en charge de la coordination administrative rattachée à la DAS pour les territoires 1 -Châtellerault -, 2 -Jaunay Marigny et Loudun- et 3 -Poitiers)

Manager l’équipe administrative et d’accueil pour le territoire

- Encadrer les agents sous sa responsabilité hiérarchique à la MDS et à la MDS de Proximité tout en veillant à accompagner les changements
- Répartir la charge de travail en tenant compte des urgences et des priorités
- Animer des réunions au sein de l’équipe administrative
- Soutenir l’équipe administrative et d’accueil dans les situations d’accueil complexe
- Assurer la gestion quotidienne de l’équipe (congés, temps de travail…)
- Évaluer l’équipe administrative et d’accueil et dynamiser leur parcours de formation
- Participer au recrutement des personnels administratifs en collaboration avec la DRRH
- Vous pouvez être amené.e à suppléer ponctuellement à un autre territoire d’action sociale, sur demande de la Direction.



Être garant d’une organisation administrative et d’accueil de qualité sur le territoire au service de l’ensemble des directions présentes

- Encourager et maintenir des liens fonctionnels de qualité entre les différents pôles présents sur le territoire, et notamment entre les deux adjoints en charge de la coordination administrative pour les territoires 1, 2 et 3
- Garantir le bon fonctionnement du pôle administratif et la continuité de l’accueil pour l’ensemble des services présents sur le territoire (MDS et MDS de Proximité)
- En lien avec les responsables de pôles, s’assurer de la bonne circulation de l’information sur le territoire
- Participer en lien avec le coordinateur à la gestion fonctionnelle et logistique des différents lieux du territoire (travaux, véhicules, affaires générales, informatique, aménagement de bureaux…)
- Garantir la bonne exécution des tâches administratives, le respect des procédures et l’utilisation adéquate des outils (notamment IODAS, le tableau de référencement, le rapport d’activités, le tableau de bord mensuel des solidarités…)
- Être garant de la tenue du dossier famille et enfant, de son transfert et de son archivage
- En cas d’absence de l’ACCA, le référent technique participe à son remplacement dans le cadre d’une organisation mise en place par le coordonnateur et impliquant le RPE et le RAPE.
- En cas d’absence du RT, c’est à l’ACCA d’organiser les conditions de son remplacement en lien avec le RPE et le RAPE après aval du coordinateur.


Participer à la conception et à la mise en œuvre des projets du territoire et de la DGAS

- Participer et être force de propositions dans les différents projets transversaux
- Proposer des outils afin d’améliorer la gestion des dossiers, le suivi statistique et les procédures
- Participer à l’harmonisation des pratiques entre la MDS siège et la MDS de proximité

Garantir l’application des procédures administratives de l’aide sociale à l’enfance (à l’exception des adjoints en charge de la coordination administrative rattachée à la DAS pour les territoires 1 -Châtellerault -, 2 -Jaunay Marigny et Loudun- et 3 -Poitiers)

- Assurer la gestion des dossiers relatifs aux mesures de déclaration judiciaire de délaissement, de délégation d’autorité parentale, de tutelles, de protection des jeunes majeurs, de successions, d’assurances
- Assister le responsable et/ou l’adjoint du pôle enfance lors des placements en urgence
- Préparer les dossiers de contentieux avec les avocats pour la défense des intérêts du Département, préparer et suivre les recours devant la cour d’appel
- Assurer la gestion des allocations mensuelles avec le service ASE en central
- Coordonner l’action avec les services centraux des solidarités en veillant à l’harmonisation des pratiques entre les pôles enfance