ADJOINT(E) ADMINISTRATIF(VE)

Dans le but de pérenniser le renforcement de son équipe administrative, la Communauté de Communes Yvetot Normandie a créé un poste d’adjoint(e) administratif(ve) affecté principalement au Conservatoire de Musique, sur un emploi permanent à temps complet.

Dans le cadre de la réorganisation administrative et pédagogique du Conservatoire, liée à une équipe en évolution et à l’arrivée d’une nouvelle direction, il est proposé de renforcer l’équipe administrative.

L’objectif est de garantir un socle administratif solide, capable :
• de répondre aux exigences de l’État et du Département en matière d’enseignement artistique,
• de soutenir la politique culturelle de la Communauté de communes Yvetot Normandie.

Cette organisation s’inscrit également dans la perspective :
• de la réhabilitation et de l’extension du Conservatoire,
• de son futur rayonnement sur le territoire.

Dans ce contexte, une réflexion est engagée autour d’un secrétariat partagé, avec des missions communes pour assurer la cohérence, et des missions spécifiques adaptées aux besoins de chaque poste.

- Auprès du conservatoire de musique -

1.Missions en collaboration avec l’assistante de direction du conservatoire :
• Accueil physique et téléphonique : réception des élèves, parents, professeurs et visiteurs, réservations.
• Renseignements généraux : informations sur les cours, horaires, tarifs, inscriptions.
• Suivi administratif des élèves : inscriptions, réinscriptions, mise à jour des dossiers.
• Gestion des plannings : coordination des salles, horaires de cours et événements, éventuels reports de cours.
• Interface avec l’équipe pédagogique : transmission des informations aux professeurs,
• Traitement des dépenses liées aux demandes des professeurs,
• Suppléance de la régie de recettes.

2. Missions spécifiques de l’adjoint(e) administratif(ve) :
• Gestion de la communication : site web, réseaux sociaux, newsletters, affiches, prise de rendez-vous / relation presse, programmes de concerts et d’audition,
• Suivi des absences des élèves : enregistrement, relances, communication avec les familles,
• Organisation des évènements internes : auditions, portes ouvertes, initiations,
• Correspondance générale avec les parents (hors régie) : mails, courriers officiels.

3. Missions Occasionnelles :
• Accueil du public sur des manifestations le soir et le week-end

- Auprès de l’hôtel communautaire -

Missions en collaboration avec les services opérationnels de l’hôtel communautaire :
• Traitement des dossiers et saisie de documents,
• Accueil physique et téléphonique,
• Gestion de l'information, classement et archivage de documents,
• Planification et suivi de dossiers,
• Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables.

Spécificité du poste :
• Déplacements entre le siège administratif et le conservatoire ;
• Permis B ;
• Rythme de travail souple nécessitant une grande réactivité et une grande disponibilité ;
• Travail varié touchant à tous les domaines d'intervention de la collectivité.