Adjoint(e) administratif(ve) Commande Publique - Finances (f/h)

La communauté de communes du Val de Somme (CCVS) compte 33 communes et 27 080 habitants. La CCVS recrute un adjoint administratif (f/h) pour répondre aux besoins des services marchés publics et finances liés aux nombreuses prises de compétences.
Vous travaillez sous l'autorité hiérarchique directe de la responsable du service Commande Publique de la Communauté de Communes du Val de Somme pour 80% de votre temps de travail.
En complément, vous travaillez sous l’autorité fonctionnelle de la responsable du service finances pour 20% des missions du poste.
Par ailleurs, vous êtes amené(e) à travailler régulièrement avec les autres services de la structure (service urbanisme, techniciens etc.)
Vous apporterez au quotidien un soutien à la réalisation des missions administratives des deux responsables de service citées ci-avant. Certaines de vos missions sont réalisées en appui des deux responsables de service, d’autres en complète autonomie. Vous exercez au sein du siège de la Communauté de Communes du Val de Somme (35h/semaine).
Vous contribuez au bon fonctionnement de la structure.

Vos missions se répartissent ainsi :

1. SERVICE COMMANDE PUBLIQUE (80% du temps de travail) :
• Volet Assurances
Vous prenez en charge la gestion complète des dossiers d’assurance : déclaration des sinistres, suivi des procédures et des remboursements.

• Volet Contrats et Marchés Publics
A - Suivi des contrats
Vous alimentez le logiciel dédié avec les données relatives aux contrats en cours, afin d’en assurer un suivi rigoureux.

B - Appui aux procédures de marchés
Vous assistez la responsable du service tout au long du processus de passation et d’exécution des marchés publics.

a) Phase de consultation :
* Vous publiez les consultations sur le profil acheteur de la collectivité.
* Vous gérez les échanges via la plateforme (réception et transmission des questions, élaboration du document de réponses, notification aux candidats).
* Vous téléchargez et enregistrez les offres, éditez les registres nécessaires (dépôts, retraits, questions) et transmettez les dossiers aux personnes concernées (agents, MOE, AMO).

b) Phase d’analyse :
* Vous déposez les demandes de compléments via la plateforme et suivez les réponses des candidats.

c) Phase d’attribution :
* Vous organisez les réunions (convocations, logistique, rédaction des comptes rendus).
* Vous rédigez les courriers de rejet et d’attribution, puis les notifiez via la plateforme.
* Vous effectuez la notification des pièces contractuelles et la publication des avis d’attribution (plateforme, BOAMP, JOUE).

d) Phase d’exécution :
* Vous assurez le suivi administratif des pièces contractuelles (relances, garanties, etc.).
* Vous publiez les données essentielles sur le profil acheteur.
* Sur le logiciel BERGER LEVRAULT, vous engagez les dépenses liées aux marchés (bons d’engagement, création des tiers) et vous éditez les fiches marchés à transmettre au format PES.

C - Archivage
Vous procédez à l’archivage physique et numérique des dossiers conformément aux procédures internes.

• Volet administratif
Vous mettez en forme les documents et procédures administratives relatifs à la commande publique.

• Missions transversales
Vous participez, en tant que de besoin, à toutes autres activités permettant d’assurer la continuité et la qualité du service.

2. SERVICE FINANCES (20% du temps de travail) :
• Gestion de l’actif :
Vous assurez la mise en concordance de l’état de l’actif pour les huit budgets de la collectivité.

• Organisation des commissions Finances :
Vous contribuez à la préparation logistique et administrative des six commissions annuelles : envoi des convocations, réservation des salles, rédaction et diffusion des comptes rendus.

• Traitement des documents budgétaires :
Vous mettez en forme les documents budgétaires et les annexes environnementales, puis vous en assurez l’édition papier.

• Rédaction des délibérations :
Vous rédigez les délibérations de suivi des Autorisations de Programme (AP) en fin d’année.

Toutes autres activités nécessaires au bon fonctionnement de la structure et des services