Affaires générales, état civil et accueil

PRÉSENTATION DE LA COLLECTIVITÉ

La ville de Saint-Genis-Laval est une commune de 22 000 habitants, située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et en croissance dynamique, elle compte 250 agents permanents qui ont pour mission de mettre en œuvre des services publics de proximité et de contribuer à façonner un territoire vivant, durable et vertueux.

Pour l’exercice de ses missions, la commune s’appuie sur un état d’esprit partagé :
• Climat de confiance : loyauté et reconnaissance
• Esprit d’équipe : intelligence collective et solidarité
• Capacité d’adaptation : innovation et amélioration continue

La ville est organisée en 5 directions qui travaillent en réseau et déploient un projet d’administration en mode projet, autour des enjeux de la transition écologique, de la modernisation, de la participation des habitants, de la mutualisation des moyens et de l’optimisation du fonctionnement.

L’action de la ville est reconnue par plusieurs distinctions et démarches :
• Territoire engagé pour la transition écologique – Cap27 ! : 2 étoiles (2024)
• Ville fleurie : 3 fleurs (2023)
• Ville active et sportive : 3 lauriers (2024)

Dans ce cadre, la ville veille au développement des compétences des agents, à leur responsabilisation et à leur bien-être au travail. Les mobilités douces et alternatives sont soutenues par le forfait mobilité durable et le remboursement des abonnements de transport en commun à hauteur de 75 %. Enfin, lorsque les missions le permettent, le télétravail est encouragé dans le cadre fixé par la collectivité.

CADRE D’EMPLOI DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS (catégorie C)

Poste à temps complet /temps de travail : 37h
Horaires du Service :

lundi de 8h50 à 12h30 puis de 13h30 à 17h30
mardi/jeudi de 8h25 à 12h30 puis de 13h30 à 18h
mercredi de 8h25 à 12h30 après-midi non travaillé
vendredi de 8h25 à 12h30 puis de 13h30 à 17h30
*samedis matins travaillés en alternance/ en moyenne 2 samedis par mois /horaire de 9h à 12h

Environnement de travail : bureau partagé ; équipe de 5 personnes (état civil)

Positionnement :
Au sein du service Affaires générales composé d’une responsable, d’une adjointe, d’une équipe état civil (1 référente état civil et 4 agents d’état civil polyvalents) et d’une équipe accueil général (3 agents).

MISSIONS DU POSTE

Missions générales état civil : Au sein du service Affaires Générales, en polyvalence avec 4 autres agents de l’équipe état civil, vous serez chargé de la prise en charge et du suivi des dossiers suivants :

1- Accueil et renseignement du public sur toutes démarches relevant du périmètre du service Affaires Générales :
- physique,
- téléphonique,
- courriels.

2- Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil :
Tenue administrative des registres d’état civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales, etc.) ;
- Délivrance des actes d’état civil et des livrets de famille ;
- Préparation des dossiers de mariage, PACS, parrainage civil et suivi de ces dossiers ;
- Recueil et traitement des dossiers de changement d’état civil (prénom, nom, sexe).

3- Enregistrement et délivrance des documents et titres administratifs :
- Traitement des demandes de cartes nationales d’identité, de passeports biométriques, d’attestations d’accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire, etc ;
- Gestion du courrier (postal et informatique) et des courriels (boîte fonctionnelle).

4- Établissements des autorisations funéraires et des contrats de concessions :
- Rédaction des autorisations funéraires (inhumations, exhumations, fermetures de cercueil, travaux, etc.) ;
- Gestion des concessions funéraires : vente et renouvellement.

5- Préparation des élections :
- Suivi et mise à jour de la liste électorale (inscription, radiation, modification, etc.) ;
- Participation à l'organisation matérielle du scrutin et présence obligatoire la veille et le jour du scrutin.

Missions spécifiques cimetière : en lien étroit et sous la supervision de la responsable adjointe du service, vous participerez activement aux missions relatives à la bonne gestion du cimetière de Saint-Genis-Laval (+ de 3 000 concessions) au bénéfice des familles et de l’entretien du cimetière :

Réception et suivi des signalements/réclamations des usagers (réalisation de constats, de courriers, fiches de suivi) ;
- Réalisation régulière de visites « terrain » au cimetière ;
- Appui à la responsable adjointe durant la préparation des campagnes annuelles de reprise des concessions ;
- Participation aux projets relatifs à la modernisation de la gestion du cimetière (création et mise à jour de dossiers/registres/procédures, benchmarking, etc.) et à la valorisation de son patrimoine (recherches, suivi des équipements, etc.) .