Activités du poste :

Accueil physique et téléphonique du public
Accueillir le public avec amabilité - Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l'expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation des correspondants
Gérer les situations de stress et réguler les tensions - Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S'adapter aux publics de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Gérer un système de mesure de la fréquentation
Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

Renseignement et orientation du public
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication
Gérer un planning de réservation
Orienter vers les personnes et services compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Aider à rédiger des documents administratifs

Gestion et affichage d'informations
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

Traitement des dossiers et saisie de documents
Gérer et actualiser une base d'informations
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Enregistrer ou saisir des données informatiques
PRECISION DES MISSIONS LIEES AU POSTE
- Enregistrement et transmission du courrier et des rapports.
- Suivi et gestion des Forfaits Post Stationnement (FPS) avec réponses à communiquer aux administrés.
- Suivi des fiches d’anomalies liées à des dysfonctionnements constatés sur la voie publique.
- Commandes et gestion des fournitures pour le service.
- Gestion de l’habillement et petits équipements armement et finances.
- Gestion des autorisations exceptionnelles de stationnement

Et en fonction du besoin sur le service/ travail en binôme avec un-e autre agent-e

- Vente de vignettes de stationnement, sous-régisseuse.
- Déplacement pédestre ou véhiculé lors des remises des recettes de vente des vignettes, ou partage de documents administratifs ou sur ordre de la direction entre l’accueil centre-ville et le poste PM situé à l’hôtel de ville (ou inverse).
- Secrétariat de l’élu délégué à la police municipale (imprimé type d’autorisations de stationnements et lettres types en cas de refus, bordereaux d’envois)
- Interface avec le service juridique de la ville et les organismes d’Etat, via des transmissions de courriers, de rapports.

APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE
- Maîtrise de la communication orale, de la gestion des publics
- Maîtrise des techniques d’expressions écrites - Notions de secrétariat
- Capacité d’organisation et de gestion du temps de travail.
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité.
- Notions de procédures administratives.
- Rigueur et organisation pour la gestion des différents dossiers.
- Aptitude au travail d’équipe.
- Discrétion, confidentialité.
- Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel.
- Maîtrise des logiciels : Municipol, Post Office, Horizontal Software.
FORMATION(S) REQUISE(S)
Bac pro service aux personnes et aux territoires, Bac pro gestion administration, bac pro Accueil Relation Clients et usagers (ARCU) ou équivalence professionnelle.

Non renseignées