I : Missions principales
• Accueil physique et téléphonique des usagers,
• Tenue du guichet unique (avec traçabilité),
• Affaires militaires
• Délivrance d’imprimés et de renseignements liés aux services communaux,
• Délivrance de réponses de proximité, rédaction et envoi de documents administratifs,
• Coordination des opérations électorales (préparation et tenue des bureaux de vote),
• Coordination du recensement de la population,
• Gestion du portail famille (dossiers d’inscription scolaire, périscolaire, calcul du quotient familial, suivi des contrats, paiements, relances, payfip, impayés, prélèvement, mise à jour du quotient familial),
• Encaissement de recettes diverses (commune / CCAS / Guichet unique),
• Classement et archivage,
• Gestion des demandes de location de salles et délivrance des clés (ou badges).
• Participation à la révision des listes électorales, aide à la préparation matérielle des scrutins politiques

II. Gestion du courrier et diffusion de l’information
• Réception, enregistrement, distribution et expédition du courrier via la GED,
• Réception et orientation des appels téléphoniques et mails, prise de messages et de rendez-vous pour le service urbanisme,
• Actualisation régulière des supports de communication à l’accueil (papier ou numérique).

III. Fêtes et cérémonies (sous l’autorité fonctionnelle du Cabinet du Maire) :
• Coordination de l’organisation interservices des évènements menées par la Direction de l’Administration Générale et le Cabinet du Maire (fêtes locales, cérémonies officielles, commémorations, etc.),
• Gestion de la logistique des évènements : réservations de salles et/ou espaces publics, commande de matériel, fournitures et prestations nécessaires avec suivi des devis et coordination avec les prestataires,
• Installation des équipements nécessaires (mobilier, sonorisation, décoration, etc.) en lien avec les agents des services techniques le cas échéant,
• Gestion des demandes de médailles du travail, et gestion des stocks cadeaux (doudous, parure stylos, livres de mariage, etc.).

IV. Etat-civil
• Constitution de dossiers de mariage et de PACS
• Célébration des mariages avec l’élu, en rotation avec les membres de l’équipe
• Suivi des publications, de transcriptions, de notifications de reconnaissance
• Rédaction des actes de l’état civil
• Réalisation des livrets de famille
• Saisie des mentions en marge des actes de l’état civil
• Tenue des registres, établissement des tables annuelles et décennales
• Constitution et délivrance des attestations d’accueil
• Légalisation de signatures, certificats de vie
• Changement de nom et de prénom
• Traitement et suivi des décès, transcriptions, déclarations, déclarations de soins de conservation, de transport de corps, autorisation de crémation, d’inhumation, d’exhumation
• Traitement et suivi des demandes d’achat et de renouvellement de concession

SAVOIR & SAVOIR-FAIRE
• Maitrise des connaissances relatives à l’état civil et aux règlementations en vigueur dans l’ensemble des activités du service
• Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels de la collectivité
• Maîtriser les techniques d’accueil du public
• Connaître et appliquer les règles relatives aux compétences communales en lien avec les activités du service
• Maitriser l’outil informatique et la bureautique courante
• Maîtriser la langue française et ses usages dans l’administration (courriers, mails)

SAVOIR-ÊTRE
• Excellent sens du service public, de l’accueil de la population et du travail en équipe
• Discrétion professionnelle et devoir de réserve
• Capacité à travailler avec différents interlocuteurs
• Sens du contact et du dialogue, capacité d’écoute et de communication
• Faire preuve d'aisance au niveau de l'expression orale et écrite
• Sens de l’organisation, réactivité, rigueur et méthode (priorisation des dossiers)

Non renseignées