Agent administratif chargé de l'accueil mairie et de l'agence postale

Emploi MAIRIE DE TREMOLAT

Trémolat (Dordogne)

Non renseigné

Citoyenneté, population Remplacement temporaire Temps partiel

Description

- Gestion de l’agence postale communale
- Accueillir et renseigner la population (gérer les demandes des administrés)
- Effectuer l’enregistrement du courrier et mails (arrivée)
- Délivrance d’actes d’affaires générales
- Réaliser des travaux bureautiques,
- Préparer et rédiger sur consigne des documents administratifs et techniques,
- Mettre en forme et présenter des dossiers, Assurer le suivi de dossiers spécifiques
- Saisir et présenter tout type de données
- Rechercher, restituer et classer les informations

- Gérer l’Agence postale communale en lien avec les services de La Poste.
- Répondre aux demandes des clients
- Assurer un service public de qualité aux usagers
- Conseiller les clients sur les possibilités d’affranchissement, les choix d’emballages...
- Délivrer des fonds– vente de produits
- Gérer les fonds et stocks de produits timbres, fournitures

Accueillir, renseigner et orienter le public

Aider à la gestion des affaires civiles et générales :
- Assurer la tenue du cahier de liaison/doléances
- Tenir les registres de courrier
- Rédiger la correspondance courante,
- Assurer le traitement des courriers départ,
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.
- Délivrer des dossiers et aider à leur compréhension et rédaction (demandes d’aides, baux, dossiers d’urbanisme …) et contrôler les pièces, transmettre les dossiers d’urbanisme au service instructeur et aux administrés (déclarations préalables, permis de construire, certificats d’urbanisme et déclaration d’intention d’aliéner…) et permissions de voirie
- Réceptionner et renseigner les demandes administratives diverses : attestation d’accueil pour étrangers, inscriptions sur la liste électorale, inscriptions des nouveaux élèves...
- Rédiger des attestations diverses (certificat de domicile,)
- Préparer des copies d’actes d’Etat civil en s’assurant de la légitimité du demandeur, recevoir les documents relatifs à la préparation des actes, assister à la tenue et à la mise à jour des registres d’Etat civil, Contrôler l’authenticité des documents fournis.
- Participer à l’organisation matérielle du recensement militaire et des divers scrutins électoraux politiques et professionnels
- Gérer le cimetière : mise à jour permanente des fichiers, contrôler et délivrer les diverses autorisations aux services des pompes funèbres
- Assurer la relation avec les différents services concernés : autres administrations et organismes
- Subvenir aux demandes des associations : calendrier des manifestations, affiches, réservations, débits de boisson temporaires

Aider à la gestion des moyens matériels :
- Gérer les réservations des salles de la commune, le chauffage de celles-ci
- Gérer les stocks des matériels, produits d’entretien et bureautique.
- S’assurer du pavoisement du monument aux morts lors des cérémonies
- S’assurer des commandes de fleurs et denrées en lien avec la commission cérémonies
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent.

Profil recherché

Les « savoirs » :
 Maîtriser des connaissances de base variées : techniques de secrétariat, outils bureautiques, utilisation d’Internet et d’Intranet, classement et archivage, règles de l’expression écrite…
 Maîtriser les techniques de communication téléphonique,
 Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
 Maîtriser les bases d’une communication orale efficace,
 Être capable de se conformer à des opérations méthodiques et à des consignes
 Connaître l’organisation des collectivités territoriales et ses circuits d’information
 Savoir renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
 Connaître et savoir utiliser les techniques et outils de communication et informatiques
 Savoir renseigner le public, connaître les informations utiles au public
 Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
 Savoir rédiger un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page…)
 Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire de l’urbanisme (permis de construire, voirie…)
 Connaître le cadre réglementaire et juridique des actes d’état civil
 Connaître le cadre réglementaire des élections
 Connaître et savoir gérer les équipements municipaux (salle des fêtes, …)

Les « savoir-être » :
 Qualités relationnelles et d’écoute (pédagogie, écoute, esprit d’équipe)
 Être ouvert dans son contact avec le public,
 Souriant/e
 Aptitude indispensable de travail en équipe
 Rigueur, organisation, méthode
 Être capable de s’adapter à divers tâches et environnements de travail
 Être capable de faire face à tout type de public, en s’adaptant à son interlocuteur
 Savoir gérer les priorités
 Autonomie
 Respect de la confidentialité

Autres informations

Non renseignées

il y a 2 semaines

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