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AVRILLE
Agent administratif en charge de l’accueil et de la planification des équipements sportifs et salles associatives
1 esplanade de l'hôtel de ville - CS 50109, Avrillé (Maine-et-Loire (49))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 2 semaines
Description du poste
Le Pôle attractivité et rayonnement de la ville contribue à la définition et à la mise en œuvre des politiques municipales dans les domaines sportifs, culturels et associatifs.
Placé sous l’autorité du directeur du Pôle, l’agent administratif a pour mission d'accueillir, informer et orienter les visiteurs et les accompagner dans leurs démarches administratives. L’agent a pour rôle de transmettre les informations à ses interlocuteurs, mais aussi de les orienter vers les bonnes personnes en interne.
Placé sous l’autorité du directeur du Pôle, l’agent administratif a pour mission d'accueillir, informer et orienter les visiteurs et les accompagner dans leurs démarches administratives. L’agent a pour rôle de transmettre les informations à ses interlocuteurs, mais aussi de les orienter vers les bonnes personnes en interne.
Votre mission
Accueil et orientation des usagers
-Assure l’accueil physique et téléphonique de l’espace Delaune
-Renseigne le public sur les propositions d’activités sportives et les locations de salles municipales
-Gère les demandes et réponses (courriers, mails, etc…) des utilisateurs des équipements municipaux (élus, scolaires, associations, particuliers…)
-Anime et organise l’espace d’accueil et d’information du service des sports
-Actualise l’affichage ou les informations mises à la disposition du public
Supervisions et planification des équipements de la Ville
-Assure la planification des équipements sportifs et salles associatives à l’aide du logiciel contrôle d’accès 3 D Ouest
-Actualise l’organigramme des transpondeurs, mise à jour des badges d’accès aux équipements des différents utilisateurs (scolaires, clubs, services de la ville…)
Location des salles municipales
-Gère les locations de salles aux particuliers et aux associations (état des lieux entrant et sortant des locaux)
-Gère la régie municipale liée à son activité (encaissements, gestion des cautions)
-Etablit les contrats de location et convention d’utilisation des équipements de la Ville
Gestion du secrétariat du dispositif sports vacances
-Assure l’information, la gestion des inscriptions (logiciel concerto) ainsi que le suivi des fréquentations, facturations et des recettes de la régie municipale.
Vie associative
-Répond aux demandes des associations en lien avec les services concernés (salles, local, prêt de matériel)
-Aide et soutenir les associations déposant des demandes d’organisation de manifestations
-Etablit les conventions et les contrats de mise à disposition des installations municipales
-Constitue et tient à jour un fichier associatif récapitulant les différentes associations et les locaux occupés
-Répond aux demandes des associations en lien avec les services concernés (salles, local, prêt de matériel)
Réalise les diverses missions de secrétariat de la direction
-A l’aide du logiciel Arpège, l’agent envoie les demandes de matériel à la direction technique pour les manifestations des associations ainsi que les demandes en interne du service.
Missions annexes :
-Ce poste pourra être amené à éditer des bons de commande pour le service en l’absence de l’assistante de direction (logiciel Ciril)
Configuration du poste et conditions de recrutement :
- Recrutement dans le cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux par voie statutaire (mutation ou inscription en liste d’aptitude). A défaut, recrutement par voie contractuelle.
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP) + sous conditions : prime annuelle + CNAS + forfait mobilités durables + titres restaurants.
- Participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance
- Temps complet : 37.5h avec RTT
-Assure l’accueil physique et téléphonique de l’espace Delaune
-Renseigne le public sur les propositions d’activités sportives et les locations de salles municipales
-Gère les demandes et réponses (courriers, mails, etc…) des utilisateurs des équipements municipaux (élus, scolaires, associations, particuliers…)
-Anime et organise l’espace d’accueil et d’information du service des sports
-Actualise l’affichage ou les informations mises à la disposition du public
Supervisions et planification des équipements de la Ville
-Assure la planification des équipements sportifs et salles associatives à l’aide du logiciel contrôle d’accès 3 D Ouest
-Actualise l’organigramme des transpondeurs, mise à jour des badges d’accès aux équipements des différents utilisateurs (scolaires, clubs, services de la ville…)
Location des salles municipales
-Gère les locations de salles aux particuliers et aux associations (état des lieux entrant et sortant des locaux)
-Gère la régie municipale liée à son activité (encaissements, gestion des cautions)
-Etablit les contrats de location et convention d’utilisation des équipements de la Ville
Gestion du secrétariat du dispositif sports vacances
-Assure l’information, la gestion des inscriptions (logiciel concerto) ainsi que le suivi des fréquentations, facturations et des recettes de la régie municipale.
Vie associative
-Répond aux demandes des associations en lien avec les services concernés (salles, local, prêt de matériel)
-Aide et soutenir les associations déposant des demandes d’organisation de manifestations
-Etablit les conventions et les contrats de mise à disposition des installations municipales
-Constitue et tient à jour un fichier associatif récapitulant les différentes associations et les locaux occupés
-Répond aux demandes des associations en lien avec les services concernés (salles, local, prêt de matériel)
Réalise les diverses missions de secrétariat de la direction
-A l’aide du logiciel Arpège, l’agent envoie les demandes de matériel à la direction technique pour les manifestations des associations ainsi que les demandes en interne du service.
Missions annexes :
-Ce poste pourra être amené à éditer des bons de commande pour le service en l’absence de l’assistante de direction (logiciel Ciril)
Configuration du poste et conditions de recrutement :
- Recrutement dans le cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux par voie statutaire (mutation ou inscription en liste d’aptitude). A défaut, recrutement par voie contractuelle.
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP) + sous conditions : prime annuelle + CNAS + forfait mobilités durables + titres restaurants.
- Participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance
- Temps complet : 37.5h avec RTT
Profil recherché
RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations permanentes avec les usagers
Relations régulières avec les services de la ville
Echanges journaliers avec son Directeur et ses collègues de service
COMPÉTENCES ET SAVOIR-ÊTRE
L’agent administratif doit être un parfait connaisseur de l’environnement territorial et des démarches à suivre dans son organisation.
Doté d’une excellente présentation, il (elle) doit savoir s’exprimer clairement et avec courtoisie, faire montre de capacités d’écoute et de patience, mais aussi d’initiative et de réactivité.
Organisé (e) et rigoureux (se), il (elle) maîtrise parfaitement le maniement des outils bureautiques.
Sens du travail d’équipe, esprit d’initiative, qualité d’écoute et sens de la communication.
Réserve, discrétion et rigueur
Permis B
Relations permanentes avec les usagers
Relations régulières avec les services de la ville
Echanges journaliers avec son Directeur et ses collègues de service
COMPÉTENCES ET SAVOIR-ÊTRE
L’agent administratif doit être un parfait connaisseur de l’environnement territorial et des démarches à suivre dans son organisation.
Doté d’une excellente présentation, il (elle) doit savoir s’exprimer clairement et avec courtoisie, faire montre de capacités d’écoute et de patience, mais aussi d’initiative et de réactivité.
Organisé (e) et rigoureux (se), il (elle) maîtrise parfaitement le maniement des outils bureautiques.
Sens du travail d’équipe, esprit d’initiative, qualité d’écoute et sens de la communication.
Réserve, discrétion et rigueur
Permis B
Autres informations
Non renseignées