Agent administratif et comptable (h/f)

FONCTIONS :
Au sein du pôle Opération et du service administratif et financier, sous l’autorité de la Responsable administratif et financier (RAF), il assure :

Pour la partie secrétariat des ateliers :
- Gestion des demandes de travaux Atal
- Accueil physique et téléphonique
- Planning de présence/absence des agents des ateliers municipaux
- Remplacement de l’assistante de direction de la Direction des bâtiments
- Réalisation d’étiquettes sur les portes et les permis de construire
- Tenue des tableaux de bord

Pour la partie comptable des ateliers :
- Exécution des tâches comptables relatives au budget « atelier » depuis l’engagement à la liquidation des factures et des avoirs
- Suivi budgétaire et la contribution à l’élaboration budgétaire N+1
- Clôture comptable
- Exécution administrative et financière des marchés publics

MISSIONS PRINCIPALES :

Administratif
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des ateliers tout en orientant les appels,
- Traiter les demandes de travaux sur le logiciel Atal (saisie des heures et des fournitures, clôture, classement)
- Transcrire ponctuellement les demande travaux en ordre de service lorsqu’elles n’ont pas été demandées par e- atal (ex : urgence)
- Extraction des données d’Atal
- Validation des nouveaux référents e-atal (pour éviter qu’il n’y ait trop d’agents d’un même service qui puissent faire des demandes)
- Prendre note et rédiger des comptes-rendus
- Tenue du tableau de suivi des présences et des absences des agents des ateliers municipaux et autres tableaux de bord
- Création d’étiquettes et de permis de construire sur logiciel spécifique et édition

Comptabilité
Exécution comptable des sections fonctionnement et investissement :
- Bons de commandes : élaboration, expédition et suivi et Engagements comptables : élaboration et suivi,
- Facturation : traitement, suivi et contrôle des factures et des pièces justificatives, rapprochements, liquidations, suspensions et rejets des factures, et traitement des avoirs, traitement des litiges de facturation
- Fournisseurs et comptable public : apporter une réponse aux sollicitations, relancer les fournisseurs pour la facturation et régler les litiges,
- Suivi et contrôle de l’exécution budgétaire (BP, BS, DM, reports, rattachements, E.N.S…) notamment par les tableaux de bord partagés à renseigner et élaboration ainsi que suivi des autorisations spéciales et des virements inter-directions,
- Suivi de l’exécution administrative et financière des marchés publics : montants minimum et maximum, révisions de prix, mise à jour des BPU, avenants, OS, sous-traitance…

Budgets fonctionnement et investissement :
- Reports et des rattachements : traitement, suivi et clôture,
- Contribuer à l’élaboration du budget : participation et collaboration pour l’estimation des besoins en crédits année N+1, remontée du suivi de l’exécution budgétaire de l’année N, saisie du budget dans les tableaux de bord et sur ciril,
- Renseigner et suivre les tableaux de bord partagés.

Assurer une continuité de service en réalisant l’exécution comptable et budgétaire des autres portefeuille en l’absence des agents du service ou en cas de pic d’activité.