AGENT ADMINISTRATIF GUICHET UNIQUE ASSOCIATIONS (h/f)
Emploi COMMUNE DE LA CIOTAT
7 Rue François Donzel, 13600 La Ciotat, France
Non renseigné
Citoyenneté, population
Emploi permanent
Plein temps
Description
Gérer les réservations de l’outil du Guichet Unique Associations
Activités du poste :
• Réceptionner et traiter les demandes de réservation déposées via le portail en ligne par les associations et les services de la collectivité.
• Gérer les demandes de réservation émanant de tiers (structures externes, partenaires, etc.).
• Vérifier la saisie correcte et complète des demandes dans le logiciel métier.
• Identifier et gérer les conflits ou doublons de réservation.
• Contrôler la complétude administrative des dossiers (assurance, formulaires CERFA, autorisations…).
• Veiller à la transmission des éléments nécessaires à la facturation des occupations.
• Assurer la coordination administrative et réglementaire des manifestations organisées par la Direction, y compris les demandes d’intervention.
• Générer et envoyer les courriers de relance ou de régularisation des réservations.
• Accompagner les utilisateurs (Associations, services municipaux) dans la compréhension et l’utilisation du logiciel de réservation.
• Assurer l’activité de la Régie du Guichet Unique en tant que suppléant
o Tenir la régie de recettes en l’absence du régisseur titulaire
o Contrôler et suivre la production de la facturation des activités
Les missions peuvent évoluer en fonction des besoins du service.
• Réceptionner et traiter les demandes de réservation déposées via le portail en ligne par les associations et les services de la collectivité.
• Gérer les demandes de réservation émanant de tiers (structures externes, partenaires, etc.).
• Vérifier la saisie correcte et complète des demandes dans le logiciel métier.
• Identifier et gérer les conflits ou doublons de réservation.
• Contrôler la complétude administrative des dossiers (assurance, formulaires CERFA, autorisations…).
• Veiller à la transmission des éléments nécessaires à la facturation des occupations.
• Assurer la coordination administrative et réglementaire des manifestations organisées par la Direction, y compris les demandes d’intervention.
• Générer et envoyer les courriers de relance ou de régularisation des réservations.
• Accompagner les utilisateurs (Associations, services municipaux) dans la compréhension et l’utilisation du logiciel de réservation.
• Assurer l’activité de la Régie du Guichet Unique en tant que suppléant
o Tenir la régie de recettes en l’absence du régisseur titulaire
o Contrôler et suivre la production de la facturation des activités
Les missions peuvent évoluer en fonction des besoins du service.
Profil recherché
APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE
• Rigueur (respect des directives et procédures)
• Excellent relationnel, adaptabilité et diplomatie
• Capacités d’organisation et de planification
• Capacité à l’adaptation au logiciel métier
FORMATION(S) REQUISE(S)
• Bonne connaissance de l’outil informatique (EXCEL, WORD)
• Maitrise appréciée du logiciel métier GMA
• Connaissance du milieu associatif appréciée
•
CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE
• Participer aux évènementiels de la Direction des Politiques associatives
• Rigueur (respect des directives et procédures)
• Excellent relationnel, adaptabilité et diplomatie
• Capacités d’organisation et de planification
• Capacité à l’adaptation au logiciel métier
FORMATION(S) REQUISE(S)
• Bonne connaissance de l’outil informatique (EXCEL, WORD)
• Maitrise appréciée du logiciel métier GMA
• Connaissance du milieu associatif appréciée
•
CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE
• Participer aux évènementiels de la Direction des Politiques associatives
Autres informations
Non renseignées
il y a 1 semaine
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