AGENT ADMINISTRATIF (H/F)

L’EHPAD Les Mimosas, EHPAD accueillant 68 habitants dont 1 PASA (Pôle d’Activités et de Soins Adaptés) de 12 places.

Sous l'autorité de la Directrice, et dans le respect des valeurs de l’établissement et des missions d’accompagnement des personnes fragiles et vulnérables, vous participez au bon fonctionnement de la structure.

Vous êtes en charge d’assurer l’accueil physique et téléphonique de l’établissement et de centraliser les informations pour les services support.

En coordination avec les responsables de service, vous assurez les tâches administratives afférentes aux différents pôles.

En coordination avec la Directrice vous assurez les missions de comptabilité et d’assistante ressources humaines.

ACCUEIL DU PUBLIC / SECRETARIAT

• Accueillir le public
• Gérer le standard téléphonique
• Rédiger les documents nécessaires au bon fonctionnement de l’établissement
• Centraliser les demandes des différents interlocuteurs
• Orienter les différents interlocuteurs vers le service attendu
• Prendre des messages téléphoniques
• Orienter et accompagner les usagers et les familles en fonction de leurs interrogations


GESTION ADMINISTRATIVE

• Rédiger les courriers et remplir les documents nécessaires en fonction des besoins des services supports
• Elaborer des outils de communication : power point, livret, affiche, journal interne
• Trier le courrier établissement / résident
• Centraliser le courrier « départ »
• Classement et archivage des documents
• Rédiger les comptes-rendus de réunions
• Assurer le bon suivi des dossiers d’accueil des futurs résidents
• Tenir à jour les dossiers des résidents (actualisation listes, logiciel…)
• Transmettre les factures des frais de séjours (mail, courrier…)
• Imprimer les gazettes famileo


GESTION COMPTABLE

• Effectuer les opérations comptables liées au paiement des factures fournisseurs et à l’enregistrement des recettes (M22)
• Faire le lien entre les fournisseurs et le service de gestion comptable en cas de problématique liée au paiement
• Etablir les facture de repas visiteurs en lien avec la régie
• Préparer les tableaux de remise de chèque au service de gestion comptable

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

En lien avec la directrice :
• Rédiger les contrats de travail
• Faire les DPAE sur le site de l’URRSAF avant chaque embauche
• Préparer une pochette d’accueil pour les nouveaux salariés (plaquette téléphone, trombinoscope habitants)
• Rédiger les arrêtés afférents à la carrière des agents
• Transmettre les documents en signature et préfecture via pléiade
• Rédiger les différents courriers relatifs au suivi de carrière des agents
• Saisir les variables de paye dans le logiciel
• Correspondant CNAS : Être en veille et faire communiquer les éléments aux salariés
• Tenir à jour les dossiers individuels des salariés
• Faire les demandes de médaille du travail
• Remplir le bilan social
• Document SFT
5 jours par semaine de 10h00 à 18h00 avec 1h00 de pause déjeuner
Disponibilité et continuité de service