agent administratif polyvalent

Agent d’accueil- référente du CNI/Passeport-Marché-Secrétariat ST
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, suivre les demandes de CNI et passeports, participer à l’organisation et à la gestion du marché du jeudi et assurer le secrétariat des services techniques

Accueil physique et téléphonique (Le Lude et Dissé sous le Lude et gestion administrative de l’accueil
- Accueil, orientation et information du public
-Identification des demandes et réorientation si nécessaire, accompagnement des usagers dans leurs requêtes
- Informations générales sur les services de la mairie et sur les démarches administratives
- Actualisation des affichages et des informations mises à disposition du public
Réception, redistribution et expédition du courrier
- Gestion de la boîte mail accueil@ville-lelude.fr (lecture, analyse et redistribution aux personnes concernées)
- Gestion de dossiers administratifs (vente au déballage, débit de boissons temporaires, fête des voisins, certificat de vie, attestation d'accueil....)
- Participer au suivi des statistiques d'activité du service (nombre de dossier traités, délais moyens, demandes en attente ....)
- Demandes d’interventions sur l’outil Planner

Gestion du dispositif de recueil CNI / passeports - Continuité du service CNI/Passeport en cas d'absence
- Comptes-rendus auprès du CERT
- Veille à atteindre les objectifs chiffrés définis par le CERT et l'ANTS
- Contacts réguliers avec les interlocuteurs (France Services, ANTS, CERT, logiciel de prise de rendez-vous, photographe)
- Archivage / destruction des dossiers
- Assiste aux réunions dans le cadre du service (logiciel de prise de rendez-vous, CERT)
- Veille au bon fonctionnement du matériel nécessaire au service

Gestion du marché
- Installation des commerçants sur le marché (6h00 - 13h30)
- Vérification des emplacements et gestion des imprévus
- Régie : Encaissement des redevances, facturation et suivi administratif.
- Récupérer le camion aux Services Techniques et le conduire jusqu’au site du marché pour la mise en sécurité de l’accès.
- Installer les barrières pour délimiter et sécuriser la place.
- Mettre en place les poubelles en début de marché et les regrouper en fin de marché.
- Remise en place des panneaux après le marché
- Assurer la gestion des relations avec les commerçants, qu’ils soient abonnés ou occasionnels (passagers).

Secrétariat des services techniques - Gestion de l’entretien des EPI (Initial, AISP….)
- Enregistrement des bons de commande et imputation
- Enregistrement fiches missions/agent, fiches horaires
- Enregistrement et suivis des absences et transmission au service RH

Soutien administratif polyvalent
- Renfort à l’État Civil
- - Assistance ponctuelle dans la gestion des dossiers d’état civil (naissances, mariages, décès)
- - Rédaction des actes administratifs et gestion des registres
- Soutien administratif aux Ressources Humaines (RH)
- - Aide à la gestion administrative du personnel (suivi des dossiers, classement, archivage)
- -Participation à l’organisation des réunions RH (préparation des documents, convocations)
- - Participation à la collecte des variables de paies.
- Continuité de service
- - Polyvalence pour assurer le remplacement des collègues absents (Etat civil, CNI, etc.)
- -Gestion des locations de salles et des demandes de matériel (établissement des contrats, transmission au service technique)
- Distribution du bulletin communal et intercommunal (tous les 2 mois)