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LOUVIGNY
Agent administratif polyvalent
Mairie - 17 Grande Rue, Louvigny (Calvados (14))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 semaines
Description du poste
Située aux portes de la ville de Caen, Louvigny (2650 habitants) est le poumon vert de l’agglomération caennaise. Cette ville à la campagne, entre vallée de l’Orne et vallée de l’Odon, est un territoire en contact permanent avec la nature. Engagée depuis de longues années dans la transition écologique, éducative et sociale, Louvigny porte de nombreux projets pour une dynamique durable et solidaire du territoire.
A l’occasion d’un départ à la retraite, la ville de Louvigny recherche un agent administratif polyvalent chargé de l’accueil et de services à la population : affaires scolaires et périscolaires, participation citoyenne, location des salles municipales.
Rejoignez une équipe accueillante et créative au service de cette ville jardin. Placé.e sous l’autorité de la Secrétaire générale, vous veillerez au bon accueil des Loupiaciens et Loupiaciennes et contribuerez à la qualité du service public qui leur est rendu !
A l’occasion d’un départ à la retraite, la ville de Louvigny recherche un agent administratif polyvalent chargé de l’accueil et de services à la population : affaires scolaires et périscolaires, participation citoyenne, location des salles municipales.
Rejoignez une équipe accueillante et créative au service de cette ville jardin. Placé.e sous l’autorité de la Secrétaire générale, vous veillerez au bon accueil des Loupiaciens et Loupiaciennes et contribuerez à la qualité du service public qui leur est rendu !
Votre mission
Accueil et courrier
- Assurer l’accueil physique et téléphonique avec courtoisie et professionnalisme
- Renseigner, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches
- Organiser ou prendre des RDV pour les élus et les services
- Garantir une image de qualité du service public
- Procéder aux formalités administratives et citoyennes de 1er niveau : délivrance d’actes simples d’état civil, inscriptions sur les listes électorales, réception des demandes d’urbanisme, légalisation de signature, etc.
- Traiter le courrier entrant et sortant (réception, distribution, affranchissement, envoi)
- Traiter les courriels et diffuser les informations
- Gérer, diffuser et afficher toute information destinée au public
- Suivre les relations avec la Poste et les prestataires associés
Services à la population
- Procéder à l’inscription administrative des élèves de l’école
- Procéder à l’inscription initiale des enfants aux services périscolaires et extrascolaires
- Traiter les demandes d’inscription/désinscription ponctuelles
- Accompagner les familles, notamment dans la gestion du logiciel Enfance (Ville) et logiciel Défi (Ligue de l’Enseignement)
- Contribuer à la facturation des services
- Participer à la préparation de la rentrée scolaire : recensement des effectifs, paramétrages du logiciel, organisation des services de cantine, etc.
- Suivre les commandes de repas et de pain en fonction des effectifs
- Recenser les besoins et gérer les commandes de matériels
- Contribuer aux outils de participation citoyenne mis en place par la collectivité
Locations des salles municipales
- Traiter les demandes de réservation de salle, matériels, etc. et établir les contrats
- Tenir à jour les plannings des salles communales
- Remettre les clés, réaliser les états des lieux entrants et sortants, gérer les litiges éventuels
- Contribuer à la facturation des locations
- Organiser avec l’équipe d’agents compétente l’entretien des salles
Assistance administrative générale :
- Assurer diverses tâches administratives et pratiques nécessaires au bon fonctionnement des services
- Émettre des bons de commandes, saisir des mandats et des titres
- Recenser les besoins de fournitures administratives et gérer les commandes
- Réaliser des travaux de classement et d’archivage
- Participer à la continuité de service : état civil, urbanisme, …
- Assurer l’accueil physique et téléphonique avec courtoisie et professionnalisme
- Renseigner, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches
- Organiser ou prendre des RDV pour les élus et les services
- Garantir une image de qualité du service public
- Procéder aux formalités administratives et citoyennes de 1er niveau : délivrance d’actes simples d’état civil, inscriptions sur les listes électorales, réception des demandes d’urbanisme, légalisation de signature, etc.
- Traiter le courrier entrant et sortant (réception, distribution, affranchissement, envoi)
- Traiter les courriels et diffuser les informations
- Gérer, diffuser et afficher toute information destinée au public
- Suivre les relations avec la Poste et les prestataires associés
Services à la population
- Procéder à l’inscription administrative des élèves de l’école
- Procéder à l’inscription initiale des enfants aux services périscolaires et extrascolaires
- Traiter les demandes d’inscription/désinscription ponctuelles
- Accompagner les familles, notamment dans la gestion du logiciel Enfance (Ville) et logiciel Défi (Ligue de l’Enseignement)
- Contribuer à la facturation des services
- Participer à la préparation de la rentrée scolaire : recensement des effectifs, paramétrages du logiciel, organisation des services de cantine, etc.
- Suivre les commandes de repas et de pain en fonction des effectifs
- Recenser les besoins et gérer les commandes de matériels
- Contribuer aux outils de participation citoyenne mis en place par la collectivité
Locations des salles municipales
- Traiter les demandes de réservation de salle, matériels, etc. et établir les contrats
- Tenir à jour les plannings des salles communales
- Remettre les clés, réaliser les états des lieux entrants et sortants, gérer les litiges éventuels
- Contribuer à la facturation des locations
- Organiser avec l’équipe d’agents compétente l’entretien des salles
Assistance administrative générale :
- Assurer diverses tâches administratives et pratiques nécessaires au bon fonctionnement des services
- Émettre des bons de commandes, saisir des mandats et des titres
- Recenser les besoins de fournitures administratives et gérer les commandes
- Réaliser des travaux de classement et d’archivage
- Participer à la continuité de service : état civil, urbanisme, …
Profil recherché
Titres ou diplômes en lien avec la gestion administrative
Expériences souhaitées dans les missions rattachées au poste
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Adaptabilité aux logiciels et applications informatiques spécifiques
Aptitudes et qualités
- Sens du service public et de l’accueil
- Savoir écouter un interlocuteur, être patient
- Répondre de manière courtoise et avoir un langage correct
- Être efficace et réactif, avoir le sens des priorités
- Être capable de faire face à des situations variées, savoir gérer ses émotions
- Faire preuve de discrétion professionnelle et respecter la confidentialité
- Être rigoureux, organisé, autonome, volontaire
- Être polyvalent et disposer de capacités d’adaptation
- Disposer de bonnes capacités rédactionnelles
- Savoir travailler en équipe et faire des transmissions
- Être disponible
Expériences souhaitées dans les missions rattachées au poste
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Adaptabilité aux logiciels et applications informatiques spécifiques
Aptitudes et qualités
- Sens du service public et de l’accueil
- Savoir écouter un interlocuteur, être patient
- Répondre de manière courtoise et avoir un langage correct
- Être efficace et réactif, avoir le sens des priorités
- Être capable de faire face à des situations variées, savoir gérer ses émotions
- Faire preuve de discrétion professionnelle et respecter la confidentialité
- Être rigoureux, organisé, autonome, volontaire
- Être polyvalent et disposer de capacités d’adaptation
- Disposer de bonnes capacités rédactionnelles
- Savoir travailler en équipe et faire des transmissions
- Être disponible
Autres informations
Non renseignées