Agent administratif Vie Associative / Activités Festives H/F

Île-de-France – Commune val d’oisienne labellisée “Ville d’art et d’histoire” à 30 km au Nord-Ouest de Paris, Pontoise (32 000 habitants) est accessible par l’A15 et reliée par le Transilien à la Gare Saint-Lazare et à la Gare du Nord, et est également desservie par le RER C. Ville royale sous Saint Louis, Pontoise s'est modernisée et sait vivre avec son temps tout en préservant un patrimoine historique d’exception. Capitale historique du Vexin, membre de la communauté d’agglomération de Cergy-Pontoise, elle place au cœur de son projet la qualité du service rendu aux habitants et la relation citoyenne de proximité.

Sous l’autorité de la Directrice des Cérémonies, des Associations, de la Logistique et de la Réserve Citoyenne, au sein de la Maison des Associations, vous assurez la gestion administrative et comptable liée à la mise à disposition des locaux pour les associations et les réservations de salles par les usagers.

Vous contribuez à la gestion administrative du service Activités Festives, en lien avec le Coordinateur.

VIE ASSOCIATIVE.

Assurer la gestion des réservations de salle :
- Tenir le planning de mise à disposition des locaux (disponibilités des salles)
- Gérer les réservations sur le Planevent (vérifier les confirmations de réservations)
- Rédiger les conventions de mise à disposition de locaux et de ses annexes
- Établir les dossiers de réservation (attestation d’assurance, convention, mémoire ou facture)
- Assurer la gestion et le suivi des encaissements des locations de salle

Assurer la gestion de la régie :

- Contacter les usagers pour le règlement
- Élaborer et mettre à jour le tableau de remise de chèque
- Rédiger les fiches de versement

Participer au bon fonctionnement du service :

-Travail en binôme avec l’agent administratif et accueil, est capable de prendre le relais sur ses missions en cas de besoin.
- Contribuer à la gestion administrative et comptable en lien avec le coordinateur des Cérémonies et des Associations (rédaction de courriers, notes administratives, ….)
- Participer à l'organisation du forum des associations et autres manifestations de la vie associative (demandes transversales, plan, accueil le jour de la manifestation...).

ACTIVITES FESTIVES.

Gestion administrative :

-Tenir à jour les tableaux de suivi des consommables et du matériel
-Enregistrer les demandes sur le planning d’intervention suite à la validation du coordinateur Activités Festives.
-Suivi de la boite mail
-Veiller au bon retour du matériel au dépôt
-S’assurer que les livraisons prévues ont bien été réalisées

Participation logistique :

-Participer au renfort technique et logistique de l’équipe d’intervention, intervenir sur diverses manifestations ou évènements (semaines et week-end).