3 / MISSIONS
Principales : Poste à temps non complet
– Assurer l’accueil physique et téléphonique des familles, des usagers et des partenaires en lien avec l’école.
– Assurer le suivi administratif des dossiers scolaires et périscolaires : inscriptions, mises à jour des dossiers, pièces justificatives et listes de suivi.
– Assurer le lien administratif entre la mairie, l’école, les familles et les agents communaux intervenant auprès des enfants.
– Participer au suivi administratif de la restauration scolaire, de la garderie et des autres services périscolaires organisés par la commune.
– Mettre à jour les tableaux de suivi, fichiers et documents nécessaires au bon fonctionnement du service.
– Apporter un appui administratif polyvalent au secrétariat de mairie.

Mission(s) ponctuelle(s)
– Participer à la préparation administrative de la rentrée scolaire et des périodes d’inscription.
– Participer sur les temps de pause méridiennes aux services périscolaires
– Apporter un appui administratif lors des réunions, manifestations ou événements en lien avec l’école.
– Participer ponctuellement à l’accueil du public et au traitement de tâches administratives courantes de la mairie selon les nécessités du service.


4 / ACTIVITES ET TACHES
Activités régulières (Périodicité des tâches à indiquer si besoin) – Accueillir, renseigner et orienter les familles et usagers.
– Réceptionner et vérifier les dossiers d’inscription scolaire et périscolaire.
– Saisir et actualiser les informations administratives concernant les enfants et les responsables légaux.
– Tenir à jour les listes d’élèves, de restauration scolaire, de garderie et les tableaux de suivi utiles au service.
– Recueillir et transmettre aux services ou agents concernés les informations nécessaires à l’organisation quotidienne.
– Préparer les courriers, attestations, formulaires et documents administratifs relevant des affaires scolaires.
– Classer et archiver les dossiers dans le respect des règles de confidentialité et de protection des données.
– Participer, le cas échéant, au suivi des présences et des éléments nécessaires à la facturation des services périscolaires.
– Assurer les échanges administratifs courants avec la direction de l’école et l’équipe enseignante.
– Rendre compte de son activité à la hiérarchie et signaler les situations nécessitant une décision.

Activités occasionnelles
– Préparer ou mettre en forme des documents pour les réunions relatives à l’école.
– Appui administratif lors des événements communaux ou scolaires.
– Renfort ponctuel du secrétariat de mairie : accueil, courrier, classement, saisie et mise à jour de dossiers.
- Participer sur les temps de pause méridiennes aux services périscolaires

5 / COMPETENCES

Connaissances théoriques et savoir faire
–Connaissance du fonctionnement général d’une mairie et des principes du service public.
– Connaissance ou capacité à acquérir rapidement les procédures administratives liées aux affaires scolaires et périscolaires.
–Maîtrise des outils bureautiques courants : traitement de texte, tableur, messagerie et logiciels métiers utilisés par la commune.
–Capacité à accueillir, renseigner et orienter différents publics.
–Qualités rédactionnelles et capacité à préparer des courriers et documents administratifs simples.
–Organisation du travail, tenue de tableaux de suivi, classement et archivage.
–Respect de la confidentialité, du secret professionnel et des règles relatives à la protection des données personnelles.
–Capacité à travailler en lien avec plusieurs interlocuteurs : élus, agents communaux, école, familles et partenaires.
Savoir-être : comportement, attitudes, qualités humaines – Sens de l’accueil et qualités relationnelles.
–Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
–Discrétion professionnelle et devoir de réserve.
–Patience, écoute et courtoisie dans les relations avec les familles.
–Capacité d’adaptation et réactivité.
–Esprit d’équipe et aptitude à travailler en transversalité.
–Autonomie dans l’exécution des tâches confiées.
–Sens du service public.

Non renseignées