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MONTREUIL
Agent archiviste – Officier d’état civil (h/f)
Mairie, place Jean Jaurès, Montreuil (Seine-Saint-Denis (93))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Publié il y a 3 semaines
Description du poste
Service : Archives - Documentation Direction :Démarches, du Droit et du Document
Catégorie : C
Mission : L’agent archiviste officier d'état civil contribue à la mise en œuvre de la politique de records management, de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives.Les missions consistent à accueillir, informer, orienter les usagers et coordonner l’agenda des archives municipales. L’agent représente l’image du service et de la collectivité tout en pouvant instruire certaines demandes selon son niveau de connaissance.
Il/elle assure également des tâches d’état civil, notamment la remise d’actes et la tenue administrative.Il/elle participe à la communication et à la valorisation en accompagnant les usagers, en effectuant des recherches et en assurant la communication des documents ainsi que leur rangement.Il/elle contribue à la logistique du service en gérant le courrier, en suivant les stocks et en participant à la régie. Enfin, Il/elle prend part au traitement archivistique en recueillant des informations, en identifiant et analysant les documents, en les classant et en rédigeant les instruments de recherche nécessaires à leur indexation.Il/elle contribue à la mise en œuvre des projets du service, des outils ou procédures internes et contribue à leur amélioration.
Catégorie : C
Mission : L’agent archiviste officier d'état civil contribue à la mise en œuvre de la politique de records management, de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives.Les missions consistent à accueillir, informer, orienter les usagers et coordonner l’agenda des archives municipales. L’agent représente l’image du service et de la collectivité tout en pouvant instruire certaines demandes selon son niveau de connaissance.
Il/elle assure également des tâches d’état civil, notamment la remise d’actes et la tenue administrative.Il/elle participe à la communication et à la valorisation en accompagnant les usagers, en effectuant des recherches et en assurant la communication des documents ainsi que leur rangement.Il/elle contribue à la logistique du service en gérant le courrier, en suivant les stocks et en participant à la régie. Enfin, Il/elle prend part au traitement archivistique en recueillant des informations, en identifiant et analysant les documents, en les classant et en rédigeant les instruments de recherche nécessaires à leur indexation.Il/elle contribue à la mise en œuvre des projets du service, des outils ou procédures internes et contribue à leur amélioration.
Votre mission
Accueil des publics:
Gérer l'accueil physique, téléphonique et électronique du public, donc reformuler si nécessaire la demande de l’usager et apporter une réponse adaptée.
Gestion de l’agenda de la salle de lecture et des chronos de suivi des demandes.
Gestion des interlocuteurs, prestataires et redirection des demandes vers les pôles concernés. Possibilité d’instruction de certaines demandes en fonction du degré de connaissance de l’agent.
Représenter l’image de la collectivité et du service
Officier d'état civil:
Remettre aux usagers les actes demandés en matière identité/état-civil
Tenir administrativement les registres d’état civil.
Communication et valorisation:
Accueil et accompagnement des usagers
Recherches à l’intention des publics internes ou externes
Communication physique aux utilisateurs et suivi des prêts
Magasinage, rangement
Actions culturelles / valorisation
Logistique du service et régie:
Gestion du courrier
État des stocks et commande
Suivi de la régie du service avec d’autres agents
Classement et description:
Recueil des informations
Identification des documents
Analyse des documents/dossiers
Classement
Rédaction d’un instrument de recherche
Indexation
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
Participe à la politique de collecte, de traitement, de conservation mais également à la gestion de projet du service.
CONDITIONS D’EXERCICE
Accueil du public
Manutentions et port de charge
Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité – Garant de la confidentialité des archives
Travail en bureau, sur sites extérieurs et en sous-sols
Télétravail
Gérer l'accueil physique, téléphonique et électronique du public, donc reformuler si nécessaire la demande de l’usager et apporter une réponse adaptée.
Gestion de l’agenda de la salle de lecture et des chronos de suivi des demandes.
Gestion des interlocuteurs, prestataires et redirection des demandes vers les pôles concernés. Possibilité d’instruction de certaines demandes en fonction du degré de connaissance de l’agent.
Représenter l’image de la collectivité et du service
Officier d'état civil:
Remettre aux usagers les actes demandés en matière identité/état-civil
Tenir administrativement les registres d’état civil.
Communication et valorisation:
Accueil et accompagnement des usagers
Recherches à l’intention des publics internes ou externes
Communication physique aux utilisateurs et suivi des prêts
Magasinage, rangement
Actions culturelles / valorisation
Logistique du service et régie:
Gestion du courrier
État des stocks et commande
Suivi de la régie du service avec d’autres agents
Classement et description:
Recueil des informations
Identification des documents
Analyse des documents/dossiers
Classement
Rédaction d’un instrument de recherche
Indexation
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
Participe à la politique de collecte, de traitement, de conservation mais également à la gestion de projet du service.
CONDITIONS D’EXERCICE
Accueil du public
Manutentions et port de charge
Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité – Garant de la confidentialité des archives
Travail en bureau, sur sites extérieurs et en sous-sols
Télétravail
Profil recherché
Savoir faire
appliquer les règles, normes d'archivage (ISAD (G), ISAAR (CPF)), la réglementation du domaine des archives
classement et analyse archivistiques
communiquer en interne (hiérarchie, équipes, partenaires) et en externe (partenaires, usagers, prestataires)
mettre en œuvre les techniques de conservation des documents et de valorisation des archives
prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
retrouver l'information
utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques
Savoirs
culture générale
déontologie archivistique
environnement de travail (institutionnel, juridique)
méthodes de valorisation des archives et d'accueil des publics
outils informatiques
principes de procédures de collecte et de traitement
règles et principes du classement et de l'analyse archivistique
règles communes à la rédaction des actes d’état civil ; Procédures administratives de délivrance des actes civil
techniques de conservation des supports des documents
graphisme et mise en page
Savoir-être
capacités manuelles
esprit d'analyse et de critique
confidentialité
curiosité
discrétion
qualités physiques
qualités relationnelles
rigueur
sens de l'observation, de l’organisation et du service public
HABILITATIONS
Officier d’état civil
appliquer les règles, normes d'archivage (ISAD (G), ISAAR (CPF)), la réglementation du domaine des archives
classement et analyse archivistiques
communiquer en interne (hiérarchie, équipes, partenaires) et en externe (partenaires, usagers, prestataires)
mettre en œuvre les techniques de conservation des documents et de valorisation des archives
prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
retrouver l'information
utiliser les techniques de communication et les méthodes pédagogiques
Savoirs
culture générale
déontologie archivistique
environnement de travail (institutionnel, juridique)
méthodes de valorisation des archives et d'accueil des publics
outils informatiques
principes de procédures de collecte et de traitement
règles et principes du classement et de l'analyse archivistique
règles communes à la rédaction des actes d’état civil ; Procédures administratives de délivrance des actes civil
techniques de conservation des supports des documents
graphisme et mise en page
Savoir-être
capacités manuelles
esprit d'analyse et de critique
confidentialité
curiosité
discrétion
qualités physiques
qualités relationnelles
rigueur
sens de l'observation, de l’organisation et du service public
HABILITATIONS
Officier d’état civil
Autres informations
Non renseignées