Agent Chargé d'accueil (h/f)

Agent administratif chargé de l’accueil, de l’état-civil, des affaires associatives et de la gestion du cimetière

Missions du poste : Agent chargé d’accueillir de manière physique et téléphonique les usagers, orienter, renseigner et informer le public. Elle représente l'image de la collectivité auprès des usagers

Activités et tâches du poste :
Accueil public et affaires générales
Activités générales :
 Accueil téléphonique, physique, renseignements et orientation du public, des associations et des fournisseurs.
 Gestion de la boîte mail (transfère des emails aux élus, aux agents administratifs, classement dans l’arborescence des dossiers, suppression, réponses, etc.).
 Accueil des nouveaux habitants (dossier accueil).
 Tenue des plannings des salles sur Google agenda et sur papier.
 Réception, traitement, diffusion et affichage d'informations sauf si celles-ci relève de la Communication (Evènements, information devant être diffusée sur le site internet de la commune). Dans ce cas, transférer à l’agent en charge de la Communication.
 Gestion des demandes de la population : formulaires incidents voirie, messages
 Délivrance de documents administratifs (attestation : chiens dangereux, débits de boisson etc.). les documents d'urbanisme seront donnés principalement par l’agent en charge de l’urbanisme.

Activités spécifiques :
 S'assurer de la bonne tenue des registres et boîtes de classement.
 Enregistrement du courrier, vérification et impression des mails et fax ; expédition du courrier (se rendre à La Poste).
 Réception des colis avec contrôle.
 Délivrance des sacs jaunes, suivi du listing d'ordures ménagères.
 Gestion et délivrance des clefs.
 Gestion et commande des imprimés (Préfecture).
 Information délivrée pour les travaux de généalogie des demandeurs selon les règles relatives à leur délivrance.
 Transmission des demandes de logement social.
 Photocopies et fax des administrés et des associations.
 Aides ponctuelles sur des travaux divers (mise sous pli, courriers à taper etc.).
 Tâches administratives et de secrétariat, réalisation de travaux bureautique.
 Tri, classement et archivage de documents relatifs à l'accueil.

Etat -civil et gestion du cimetière communal
Etat-civil :
- Enregistrement des actes d'Etat civil, tenue administrative des registres, délivrance des fiches d’inscription électorale, suivi des évènements d’Etat-civil.
- Attestations de recensement militaire
- Reconnaissances anticipées

Cimetière :
- Saisir les actes de concessions du titre provisoire de recettes
- Enregistrer les nouvelles concessions sur le logiciel (sur le plan et dans la base de données)
- Faire les recherches nécessaires pour enregistrer les descendants de concessionnaires, déclarations de travaux, ou tout évènement lié aux concessions
- Repérage si besoin sur le terrain et mise à jour du plan
- Suivi de la procédure de reprise


Affaires associatives et communication
- Gestion des demandes de matériel communal et intercommunal
- Relation avec le service technique pour la logistique des évènements
- Relation avec le service communication pour la mise à jour du site internet et pour assurer la coordination des évènements communaux en termes de communication
- Gestion des demandes de salles ou toute autre demande des associations
- Constitution du dossier de l’adjointe de référence pour la réunion annuelle des associations et au forum des associations
- Aide ponctuelle à l’organisation des évènements festifs
- Suivi des dossiers de subventions de l’année avec la comptable