1. Assurer l’accueil, l’information et l’orientation des usagers
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public et garantir une première prise en charge de qualité ;
- Informer, renseigner et orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents ;
- Accompagner les usagers dans la réalisation de leurs démarches administratives, notamment les pré-demandes de cartes nationales d’identité et de passeports ;
- Assurer le recensement citoyen des jeunes en vue de leur participation à la Journée Défense et Citoyenneté (JDC) ;
- Instruire et assurer le suivi des demandes d’attestations d’accueil des étrangers ;
- Établir et assurer le suivi des certificats d’adressage via le logiciel Intrageo ;
- Assurer la gestion des courriels et la réception, l’enregistrement et la distribution du courrier ;
- Réceptionner les colis et assurer leur remise aux services ou destinataires concernés ;
- Veiller au maintien d’un espace d’accueil fonctionnel, organisé et adapté à l’accueil du public.

2. Assurer la gestion administrative liée à l’affichage et aux opérations électorales
- Mettre en œuvre et assurer le suivi de l’affichage réglementaire des actes et documents administratifs ;
- Tenir à jour les registres d’affichage et établir les certificats correspondants ;
- Participer à la préparation matérielle et administrative des opérations électorales ;
- Contribuer à la mise à jour des listes électorales et effectuer les recherches administratives nécessaires ;
- Participer à la préparation des documents électoraux : éditions, mises sous pli, assemblage et reliure des listes ;
- Participer au déroulement des opérations électorales lors des jours de scrutin.

3. Assurer la gestion et la distribution des fournitures de bureau
- Recenser les besoins des services municipaux en fournitures de bureau ;
- Assurer la gestion et le suivi des stocks ;
- Organiser et effectuer la distribution des fournitures auprès des services ;
- Anticiper les besoins de réapprovisionnement et transmettre les demandes au responsable chargé des commandes ;
- Veiller à une gestion rigoureuse et adaptée des stocks.

L'agent chargé d'accueil au service population a pour objectifs principaux : Assurer l’accueil et l’information des usagers, ainsi que la réalisation et le suivi de diverses démarches administratives relevant du service Population. Contribuer à la mise en œuvre des obligations administratives de la collectivité, notamment en matière d’affichage réglementaire et d’opérations électorales, et assurer la gestion courante des fournitures de bureau des services municipaux.

Qualifications requises
Formation ou expérience dans le domaine administratif, de l’accueil du public ou de la gestion administrative ;
Une expérience au sein d’une collectivité territoriale ou d’un service accueillant du public serait appréciée ;
La connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’une mairie constitue un atout ;
Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser les logiciels métiers nécessaires à l’activité ;
La connaissance des procédures administratives liées à l’état civil, aux titres d’identité, au recensement citoyen et aux élections serait appréciée.

Compétences attendues
1. Savoirs – connaissances
Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel des collectivités territoriales ;
Connaissance des principales démarches administratives relevant d’un service Population ;
Connaissance des règles et procédures relatives :
aux cartes nationales d’identité et passeports ;
au recensement citoyen et à la JDC ;
aux attestations d’accueil ;
aux élections et à la tenue des listes électorales ;
à l’affichage administratif et réglementaire ;
Connaissance des règles relatives à l’accueil et à l’information des usagers ;
Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de protection des données ;
Maîtrise des outils bureautiques et capacité à s’adapter à différents logiciels métiers.
2. Savoir-faire – compétences opérationnelles
Accueillir et renseigner différents publics avec professionnalisme ;
Identifier rapidement la demande de l’usager et l’orienter vers le bon interlocuteur ou dispositif ;
Expliquer clairement une procédure ou une démarche administrative ;
Accompagner les usagers dans leurs démarches, y compris lorsqu’elles sont réalisées en ligne ;
Appliquer les procédures administratives et respecter les délais associés ;
Constituer, enregistrer, suivre et classer des dossiers administratifs ;
Rechercher et vérifier des informations administratives ;
Utiliser efficacement les outils informatiques et les logiciels métiers ;
Assurer la gestion et le suivi du courrier, des courriels et des documents administratifs ;
Organiser et suivre l’affichage réglementaire ;
Participer à la préparation et au déroulement des opérations électorales ;
Assurer un suivi rigoureux des stocks et des besoins en fournitures ;
S’organiser pour gérer simultanément des demandes d’accueil, des tâches administratives et des sollicitations téléphoniques ;
Faire remonter les difficultés ou situations particulières à la hiérarchie.
3. Savoir-être – qualités professionnelles
Sens de l’accueil et du service public ;
Qualités relationnelles et aisance dans les échanges avec des publics diversifiés ;
Écoute, disponibilité et courtoisie ;
Patience et maîtrise de soi, notamment face aux situations de tension ou d’impatience des usagers ;
Diplomatie et capacité à adopter une posture adaptée aux situations rencontrées ;
Rigueur et sens de l’organisation ;
Discrétion et respect de la confidentialité ;
Autonomie dans l’exercice des missions confiées ;
Capacité à travailler en équipe et à transmettre les informations utiles ;
Adaptabilité et capacité à faire face aux imprévus ;
Sens des responsabilités et respect des procédures ;
Ponctualité et fiabilité.

Non renseignées