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MAIRIE DE MAISONS-LAFFITTE
Agent d'accueil et administratif
48 avenue de Longueil, Maisons-Laffitte (Yvelines (78))
Résumé du poste
Salaire : Non renseigné
Emploi permanent
Plein temps
Citoyenneté, population
Publié il y a 3 jours
Description du poste
Assurer l’accueil, l’information et l’orientation des usagers de l’Annexe 2, tout en contribuant à la gestion administrative et financière des services et en apportant un soutien polyvalent aux différentes activités selon les besoins de la collectivité.
Votre mission
Assurer l’accueil de l’ensemble du public des services de l’Annexe 2 et participer, en renfort, à la gestion administrative de l’ensemble des services.
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil du public
• Assurer l’accueil physique et téléphonique au guichet,
• Orientation du public vers le service compétent
• Transmission d’informations et de coordonnées
• Remise de documents aux usagers
• Assurer les encaissements liés au secteur scolaire et petite enfance - mandataire de la régie unique
• Informer et orienter les familles sur les démarches (scolaires et périscolaires, inscription à l’école des sports, renseignements CCAS,…)
• Apporter une réponse de premier niveau aux demandes des usagers
2. Gestion administrative
• Suivi des dossiers de quotients familiaux
• Vérifier la conformité des pièces justificatives (avis d’imposition, données déclaratives…)
• Saisir et contrôler les informations dans le logiciel métier Technocarte
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers
• Réaliser des relances téléphoniques auprès des familles
• Participer à la polyvalence du service en fonction des besoins
• Compléter et mettre à jour les tableaux de bord financiers
• Effectuer la saisie et le classement des pièces comptables
• Découvrir et appliquer les procédures financières :
o Bons de commande
o Engagements
o Factures
o Notions liées aux marchés public
Cette liste de missions n’est pas exhaustive. D’autres missions administratives pourront être confiées par les différents services en fonction des nécessités de service.
CONTRAINTES – DIFFICULTES DU POSTE
• Temps de travail réparti entre différents services
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil du public
• Assurer l’accueil physique et téléphonique au guichet,
• Orientation du public vers le service compétent
• Transmission d’informations et de coordonnées
• Remise de documents aux usagers
• Assurer les encaissements liés au secteur scolaire et petite enfance - mandataire de la régie unique
• Informer et orienter les familles sur les démarches (scolaires et périscolaires, inscription à l’école des sports, renseignements CCAS,…)
• Apporter une réponse de premier niveau aux demandes des usagers
2. Gestion administrative
• Suivi des dossiers de quotients familiaux
• Vérifier la conformité des pièces justificatives (avis d’imposition, données déclaratives…)
• Saisir et contrôler les informations dans le logiciel métier Technocarte
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers
• Réaliser des relances téléphoniques auprès des familles
• Participer à la polyvalence du service en fonction des besoins
• Compléter et mettre à jour les tableaux de bord financiers
• Effectuer la saisie et le classement des pièces comptables
• Découvrir et appliquer les procédures financières :
o Bons de commande
o Engagements
o Factures
o Notions liées aux marchés public
Cette liste de missions n’est pas exhaustive. D’autres missions administratives pourront être confiées par les différents services en fonction des nécessités de service.
CONTRAINTES – DIFFICULTES DU POSTE
• Temps de travail réparti entre différents services
Profil recherché
SAVOIRS
Connaissance de l’environnement territorial et du service public local
Notions de gestion administrative et financière
Réglementation liée à la confidentialité des données et au RGPD
SAVOIRS-FAIRE
Utilisation des outils bureautiques (Word, Excel)
Capacité à s’approprier un logiciel métier
Rigueur dans la saisie, le contrôle et le classement des données
Capacités relationnelles et d’accueil du public
SAVOIRS-ETRE
Sens du service public
Discrétion et respect du devoir de confidentialité
Organisation, méthode et fiabilité
Aisance relationnelle et écoute
Capacité à travailler en équipe
Connaissance de l’environnement territorial et du service public local
Notions de gestion administrative et financière
Réglementation liée à la confidentialité des données et au RGPD
SAVOIRS-FAIRE
Utilisation des outils bureautiques (Word, Excel)
Capacité à s’approprier un logiciel métier
Rigueur dans la saisie, le contrôle et le classement des données
Capacités relationnelles et d’accueil du public
SAVOIRS-ETRE
Sens du service public
Discrétion et respect du devoir de confidentialité
Organisation, méthode et fiabilité
Aisance relationnelle et écoute
Capacité à travailler en équipe
Autres informations
Non renseignées