Agent d'accueil et administratif réfèrent petite enfance

Assurer le secrétariat du service Petite Enfance, notamment la gestion des demandes d’accueil régulier et le suivi des enfants accueillis en structure, et apporter une aide permanente à la coordinatrice en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Mission 1 : Réception et suivi des demandes des familles

- Information et renseignement sur les modes d’accueil proposés par la mairie et d’une façon générale sur la commune
- Réception et suivi des inscriptions pour l’accueil régulier : réponses aux familles sur l’état des dossiers et inscriptions
- Saisie des demandes de places en accueil régulier dans les listes d’attente
- Suivi de ces listes
- Préparation et suivi des commissions de placement
- Préparation des rendez-vous de l’élu avec les familles


Mission 2 : Réception, suivi et gestion des dossiers des familles utilisatrices des crèches collectives et de la crèche familiale

Activités :
- Réception des familles et élaboration du contrat d’accueil à l’aide du logiciel Concerto, calcul de la participation financière
- Suivi administratif des contrats d’accueil en adéquation avec le règlement de fonctionnement de la structure
- Suivi des listes d’effectifs enfants
- Veille administrative des dossiers (situation familiale, domiciliation, établissement et modification éventuelle de la participation financière des familles…)
- Génération mensuelle de la facturation pour l’ensemble des structures Petite Enfance, suivi et interface avec le service Comptabilité de la Mairie et la Trésorerie Principale
Mission 3 : Gestion administrative du service

- Enregistrement, traitement et/ou distribution du courrier arrivée et départ (tenue des registres)
- Prise de notes et mise en forme tous types de courriers (notamment les courriers de proposition, de refus, de tarification…)
- Réalisation de documents de formes et contenus divers
- Création d’outils de suivi et d’analyse
- Transmission des notes destinées aux structures Petite Enfance, et aux différents services de la mairie
- Renseignement des tableaux de suivi des activités du service
- Suivi du planning des stagiaires par structure
- Tenue à jour du tableau des effectifs du personnel pour chaque structure
- Tenue à jour du tableau des jurys de recrutement des agents du service
- Etablissements de statistiques mensuelles et annuelles (présences, absences enfants et agents pour les crèches collectives et la crèche familiale)
- Organisation du classement et de l’archivage des dossiers
- Interface avec les autres services de la Mairie, avec notamment la gestion et le suivi des demandes de travaux des structures Petite Enfance
- Photocopie et diffusion des articles du mémento mensuel établi par la psychologue du service Petite Enfance
- Tenue d’une régie de recettes et du compte DFT
- En collaboration avec la coordinatrice Petite Enfance, gestion des impayés.
Mission 4 : Collaboration avec la 2e secrétaire du service en vue de son remplacement
La secrétaire devra se tenir informée et devra pouvoir suppléer sa collègue en son absence dans les domaines suivants :
 Réception et suivi des demandes des familles :
- Réception et suivi des inscriptions pour l’accueil occasionnel : réponses aux familles sur l’état des dossiers et inscriptions
- Saisie des demandes de places en accueil occasionnel dans les listes d’attente
- Suivi de ces listes
- En collaboration avec la responsable du multi-accueil, établissement et suivi des listes de propositions d’admission

 Réception, suivi et gestion des dossiers des familles utilisatrices du multi-accueil (accueil occasionnel contractualisé ou non)
- Suivi des admissions d’enfants
- Suivi des listes d’effectifs enfants
- Veille administrative des dossiers (situation familiale, domiciliation, établissement et modification éventuelle de la participation financière des familles…)
- Suivi administratif des contrats d’accueil en adéquation avec le règlement de fonctionnement de la structure

 Gestion administrative du service
- Rédaction, selon les indications de la coordinatrice Petite Enfance :
- des courriers aux familles et autres interlocuteurs du service
- de notes, rapports, comptes rendus…
- En collaboration avec la coordinatrice Petite Enfance, établissement du rapport d’activité annuel du service
- Préparation avec la coordinatrice Petite Enfance des dossiers de subvention sollicités auprès des partenaires extérieurs
- Préparation avec la coordinatrice des budgets prévisionnels et activités réalisées des structures Petite Enfance
- Rédaction de l’ensemble des actes administratifs du service (délibérations, décisions, conventions, arrêtés…) en respectant les délais impartis