Agent d'accueil et adminsitratif du service des Affaires Générales

Le service Affaires générales est composé de 4 agents. Ses missions sont tournées vers le service aux usagers et habitants. Il travaille en lien étroit avec l’ensemble des autres services de la collectivité qui accueillent du public.

En intégrant notre collectivité, vous serez en charge :

Accueil du public – Vous êtes la première image de la commune
• Accueillir et renseigner les usagers, en présentiel ou par téléphone.
• Identifier la demande, évaluer son degré d’urgence et orienter efficacement vers les services compétents.
• Informer le public sur les services municipaux et la vie locale.
• Gérer l’affichage et la diffusion d’informations.
• Prendre et transmettre des messages clairs aux services (coordonnées, objet, contexte).
Secrétariat – Une organisation efficace au service de la collectivité
• Assurer la gestion du courrier : tri, diffusion, archivage.
• Réorienter les mails vers les services concernés.
• Organiser le classement et la gestion documentaire.
• Gérer les réservations des salles communales.
• Participer au recensement de la population (tous les 5 ans) en lien avec le service.
État civil – Garant(e) des actes essentiels de la vie
• Constituer et instruire les dossiers de naissance, reconnaissance, décès, changement de nom/prénom, PACS, mise à jour d’actes, délivrance des livrets de famille.
• Traiter les demandes d’actes via COMEDEC.
• Gérer les dossiers de recensement militaire.
Élections – Un rôle central dans la vie démocratique
• Préparer et organiser les bureaux de vote.
• Assurer le bon déroulement des opérations électorales (ouverture, déroulement, clôture).
• Mettre à jour et développer le Répertoire Électoral Unique (REU).
• Tenir à jour les listes électorales et les procurations.
• Participer aux commissions de contrôle des listes électorales.
Assistance à la direction et au maire
Mission susceptible d’évoluer après mars 2026

• Participer à la préparation des scrutins électoraux.
• Gérer la prise de rendez-vous du Maire et assurer un soutien administratif.

Mise en œuvre de la fonction Questure de la Ville en rotation avec les agents du service :

L’agent apporte un soutien administratif à l’organisation et au suivi des séances du Conseil municipal en lien avec le responsable du service Juridique.

Il ou elle est chargé(e) de :

- Préparer le parapheur mobilisé par la Directrice générale : PV administratifs pré-remplis, pouvoirs, annexes
- Sécuriser la rédaction des compte-rendus des conseils municipaux (après retranscription des débats vers l’écrit via un logiciel)
- Mise en forme des projets de délibérations et transmission sécurisée à la Préfecture


COMPETENCES RECHERCHEES
Expérience dans l’accueil et l’administration publique appréciée.
Connaissances des procédures administratives, de l’état civil et des élections.
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.
Sens du service public et capacité à gérer des situations d’urgence.
Savoir-faire : Sens du contact avec le public, Capacité à s’adapter à la diversité des tâches, sens de l’organisation et du travail en équipe, Capacité d’analyse des textes réglementaires liés aux missions et maîtrise de leur application face au public.
Savoir-être : Amabilité, courtoisie, empathie, rigueur, discrétion, disponibilité et aisance relationnelle.
Pourquoi nous rejoindre ?
Un poste au cœur de la relation avec les habitants
Une mission variée, pleine de sens et d’autonomie
Une équipe engagée et bienveillante
La possibilité de développer des compétences dans plusieurs domaines clés (accueil, état civil, élections, secrétariat, fonctionnement communal)