Agent d'accueil et d'administration (h/f) CDD de remplacement

Descriptif de l'emploi :
La ville de Vanves, commune de 28000 habitants situé aux portes de Paris et au sud des Hauts-De-Seine, recherche un(e) agent d'accueil et d'administration pour les espaces Gazier et Monnet du service de l'ESCAL.
Sous l'autorité du directeur et de la directrice adjointe de l'ESCAL, vous accueillez le public, vous avez en charge des dossiers administratifs et vous participez à la vie globale du centre.

1- Accueil
- Avant d'ouvrir le centre au public, relever les messages sur le répondeur, ouvrir les salles, mettre à jour la documentation et l'affichage, ranger les accueils si besoin, récupérer les fiches de présence et les mettre à jour...,
- Accueil, orientation et renseignement du public, au téléphone, en vis-à-vis et par mail (usagers, habitants, intervenants, professionnels).

2- Administratif - Accueil
- Inscrire aux activités du centre sur le logiciel Concerto et percevoir les règlements,
- Préparer les fiches de présences, les fiches de sorties et fiches sanitaires pour les Clubs 6/11 et 11/17 ans,
- Suivi du courrier et des parafeurs entre les Espaces Monnet, Gazier et le Centre administratif,
- Paramétrage des activités du centre sur le logiciel concerto.

3- Gestion de la régie " recettes "
- Suivi journalier :
- Etat quotidien de la caisse : pointage des paiements (chèques, espèces, cartes bancaires...) à J+1 avec réajustement du fonds de caisse.
- Etats de régies :
- Espèces : Tirage des listes des payeurs, rédaction du récapitulatif des recettes, signatures, dépôt et archivage,
- Chèques : Tirage des listes des payeurs, rédaction du récapitulatif des recettes, envoi en AR et archivage,
- Cartes bancaires : Tirage des listes des payeurs, pointage du document TP, gestion des tickets " commerçants " et de transaction de remise consolidée, rédaction du récapitulatif des recettes, signatures, virement et archivage,
- Suivi des paiements séquencés dont relances, impayés et remboursements en lien avec le Service financier,
- Gestion des Tickets Temps Libre, des Forfaits Loisirs Jeunes, des paiements CE, du Pass 92... : Réception des documents, mise à jour de Concerto, envoi des documents aux prestataires, archivage...

4 - Administration financière
- Gestion des conventions annuelles des intervenants :
- Rédaction et suivi des conventions et Décisions municipales attenantes, transmission aux intervenants
- Contacts avec les intervenants pour présentation des factures (normes financières),
- Bons d'engagement pour chaque période avec documents ci-dessus en pièce jointe,
- Réception des factures sur Ciril et contrôle avec les coordos pour validation,
- Ventilation des factures, classement, suivi des retards,
- Suivi et clôture des bons d'engagement.
- Etats de paiement : création des tableaux mensuels
- Suivi des dossiers de recrutement et archivage
- Fournitures
- Envoi de la Newsletter

Autres missions (idem autres membres de l'équipe)
- Rédaction des comptes-rendus, bilans, statistiques et supports de communication pour les domaines le concernant,
- Participation aux manifestations du centre selon les besoins (portes ouvertes, animations, inscriptions, Forum, Conseil des Adhérents...), parfois en week-end et en soirée,
- Entraide avec chacun des membres de l'équipe et suppléance si besoin,
- Rangement, aménagement et nettoyage des centres...

Conditions d'emploi:
- Contrat de remplacement du 08 janvier au 26 avril 2024
- Temps plein, temps de travail annualisé
- Amplitude horaire à définir avec 2 soirs par semaine (21h), dans le respect du cadre légal
- Du lundi au vendredi plus 1 samedi par mois de 9h à 12h30
- Congés en fonction des règles en vigueur
- Cadre d'emploi : adjoint administratif
- Rémunération statutaire de catégorie C + régime indemnitaire + prime annuelle
- Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle et prévoyance
- Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d'entreprise ou service de livraison de repas sur site.
- Politique active de formation des agents.