À proximité de l’agglomération stéphanoise, la Communauté de Communes Loire Semène est le 3ème EPCI du département avec 20 766 habitants.

=> Missions pour la partie agent(e) d’accueil et de gestion administrative :
Sous l’autorité de l’assistante de direction, l’agent d’accueil et de gestion administrative assure les missions suivantes :

*Accueil, renseignement et orientation du public (Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ; Accueil physique : Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité et désigner, le cas échéant, le bon interlocuteur ; Gestion boite mail centrale)
* Gestion du courrier (Gestion du courrier arrivé et départ ; Gestion et développement de la GED)
* Réservation de matériels ou de salle : Gestion des plannings de réservation (vidéoprojecteurs, ordinateurs, véhicules, salles de réunion).
* Vaguemestre : Assurer l’acheminement des actes pour les mairies, les services extérieurs (poste, prestataires)
* Concierge (Gestion de l’espace accueil : Ecran d’affichage, renseignements réunion….; Préparation et suivi des buffets/apéritifs ; Fermeture des rideaux )
* Secrétariat de direction en lien avec l’Assistante de Direction : Rédaction de divers courriers, notes, invitations ; Appui pour envoi convocations et rapports, préparation Conseils Communautaires, divers PV, rédaction des actes administratifs ; Indexation des actes dans la GED ; Elaboration du rapport d’activités ; Gestion documentaire et veille juridique ; Gestion de la Fourrière Intercommunale ; Appui sur l’envoi des actes administratifs sur Stela et suivi de l’affichage – certificat d’affichage ; Suivi et Gestion des registres)
* Secrétariat divers : Gestion des conventions de stages, fournitures de bureau et archives (en lien avec les ST) ; Appui au service Tourisme : Accueil des touristes, sous-régisseur, APIDAE, Eductour ; Gestion de la hotline juridique, sacs sécurisés, cartes carburant.


=> Missions pour la partie agent(e) administratif des services techniques :
Sous l'autorité hiérarchique de la Coordinatrice des Services Techniques et sous l'autorité fonctionnelle de la Directrice des Services Techniques pour les missions relevant de l'activité du service, l'agent administratif assure les missions suivantes :

* Gestion administrative du service technique
- Assurer la saisie et la mise à jour des logiciels métiers.
- Préparer les dossiers administratifs courants du service.
- Mettre en forme les courriers, comptes rendus et documents administratifs.
- Réaliser les travaux de secrétariat demandés par la direction ou la coordinatrice.
- Participer au suivi administratif des interventions.
- Assurer le classement et la mise à jour des dossiers du service.

* Gestion du courrier
- Réceptionner le courrier entrant.
- Assurer l'enregistrement et la diffusion du courrier aux services concernés.
- Préparer et assurer l'envoi du courrier sortant.
- Effectuer le suivi des courriers nécessitant une réponse.
- Participer à la gestion des courriers électroniques génériques du service.

* Gestion documentaire et archivage
- Assurer le classement des documents administratifs et techniques.
- Participer à l'archivage physique et numérique des documents du service.
- Veiller au respect des procédures de gestion documentaire.
- Assurer le rangement, le référencement et l'accès aux dossiers.
- Préparer les dossiers destinés à l'archivage définitif.
- Participer aux opérations de tri et d'élimination réglementaire des archives.

* Appui à la gestion administrative et financière
- Assurer la saisie et le suivi administratif des bons de commande.
- Participer à la préparation des dossiers de marchés publics.
- Vérifier la complétude administrative des dossiers.
- Participer au suivi des factures et des engagements.
- Mettre à jour les tableaux de suivi administratifs du service.
- Assurer le classement des pièces comptables et financières.

* Travail en binôme avec la Coordinatrice des Services Techniques
- Assurer la continuité des activités administratives du service en cas d'absence de la coordinatrice.
- Participer au partage et à la transmission des informations nécessaires au bon fonctionnement du service.
- Apporter un appui administratif aux missions de coordination.
- Contribuer à la mise à jour des outils de suivi d'activité.
- Participer aux réunions d'organisation du service.
- Alerter la coordinatrice sur les difficultés de fonctionnement ou les situations particulières.

Profil :
- Maîtrise de l’outil informatique et bureautique
- Connaissance générale dans les domaines des collectivités territoriales
- Maitrise de l’expression écrite et orale
- Réception, traitement et diffusion de documents, d’informations
- Gestion et suivi d’une procédure
- Expérience sur un poste similaire appréciée

Qualités requises :
Grande discrétion et respect de la confidentialité
Autonomie
Rigueur
Sens de l’organisation et des priorités
Sens du contact
Respect des délais
Disponibilité

Non renseignées