Agent d'accueil et de gestion administrative F/H - assistant de direction MA6

Lyon recrute

Les mairies d'arrondissement sont les premières portes d'entrée des services municipaux et jouent un rôle d'opérateur de proximité. La mairie du 6ème arrondissement compte une population de 53 282 habitants-es et est administrée par un Conseil d'arrondissement de 27 membres présidé par le Maire d'arrondissement. Les services de la mairie d'arrondissement sont composés de 28 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.
Vos missions :
Sous la responsabilité de la Directreur-trice Général-e Adjoint-e des Services, vous avez pour principale mission d'assurer l'accueil du public tout en assurant les fonctions d'assistant-e de direction. 
Un binôme est assuré sur l'ensemble de ces missions avec l'agent-e d'accueil et de gestion administrative en charge du Point Conseil.
Accueil du public
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
- Informer et orienter les usagers 
- Délivrer des documents administratifs nécessaires aux démarches de l'usager
- Tenir et traiter les statistiques de fréquentation de l'accueil
- S'assurer de la mise à jour des informations délivrées aux usagers
Assistance de direction
- Procéder à la réception, enregistrement et diffusion du courrier reçu et envoyé quotidiennement
- Suivre l'affichage réglementaire et informatif à destination du public 
- Préparer et organiser, souvent en lien avec d'autres assistantes, la logistique des différents événements professionnels organisés sous l'égide du DGS ou de la DGA (réunions, instances, déplacements, ...).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions du DGS et de la DGA (documentation, rapports, notes diverses pour les réunions...).
Instances
- Suivre administrativement les instances (Conseil d'arrondissement, CICA, CMP, Conseils de quartier) en lien avec la DGA
- Assurer la publication des actes administratifs (délibérations, arrêtés, compte-rendu)
- Assurer l'archivage papier et informatique des instances
- Tenir les registres des décisions (délibérations, arrêtés) 
Urbanisme
- Enregistrer les autorisations d'urbanisme papier
- Suivre les avis émis et leur affichage
- Suivi administratif, en lien avec les services compétents, des procédures d'urbanisme (enquête publique, ...)
- Aide à l'instruction des demandes de changement d'usage en lien avec la DGA et le service urbanisme 
Activités secondaires :
Point Conseil 
- Accueillir, informer et orienter les habitants présentant des questions et ou doléances
- Saisir et gérer les plaintes et réclamations des habitants 
- Assurer le suivi des plaintes en lien avec les services, les élus et les partenaires
- Diffuser les informations institutionnelles au public et relayer les réponses apportées
- Tenir et traiter les statistiques du Point Conseil
- Mettre à jour les informations délivrées aux usagers
Tenue de la régie d'avances et de recettes en la qualité de régisseur principal
Assurer le suivi de l'archivage à l'échelle de la mairie du 6ème arrondissement