ACCUEILLIR ET RENSEIGNER
• Assurer l’accueil physique (pré accueil, accueil) et/ou téléphonique (standard) du public
• Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité : traiter l’usager avec amabilité, propreté des lieux, efficacité, disponibilité du service…
• Répondre aux différents besoins des usagers des services municipaux (public, partenaires, autres services…), les guider, les accompagner
• Fournir un service d’accueil fiable et le délivrer de manière efficace
• Respect et application des règles et procédures en vigueur
• Travailler en coopération avec les autres services municipaux afin de garantir une approche de proximité mais aussi un service global
• Communiquer aux autres membres de l’équipe les informations nécessaires au bon fonctionnement du service (passation), ses connaissances (savoir être et savoir-faire)
• Utiliser les moyens de communication mis à disposition par la collectivité afin de renseigner efficacement les usagers : site de la ville, base de connaissance.
-Assurer la gestion de réservation des salles

INSTRUIRE ET CONSTITUER DES DOSSIERS D'ETAT CIVIL
• Mise à jour des registres d’état civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, changement de nom et prénom…)
• Délivrance des autorisations funéraires, des livrets de famille
• Gestion et mise à jour des registres (mentions marginales, rectification)
• Traitement des dossiers de mariage, assurer les permanences mariages le samedi
• Enregistrement des PACS
• Enregistrement et délivrance des documents administratifs: Instruction des demandes (de cartes d’identité, de passeports, d’attestations d’accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire
•Traiter les dossiers de Titres d'identité et toutes les démarches qui en découlent

ELECTIONS
• Enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales
• Participer à l’organisation des scrutins électoraux (mise sous pli, tenue d’un bureau de vote)

AUTRES MISSIONS LIEES AU POSTE:
•Gérer la réception, le tri et la ventilation du courrier, affranchir le courrier, et participer au renfort aux services et évènementiel si nécessaire • Assurer le contrôle des dossiers en collaboration avec les agents du cimetière
• Contact direct et permanent avec tout type de public
• Relation avec l’ensemble des services, et autres partenaires (professionnels, associations,…).
• Relation avec d’autres institutions : Procureur de la République, de la Préfecture, de la Sous-Préfecture,
Consulat, …)

Compétences techniques ou méthodologiques
• Maîtrise du code civil
• Compréhension et maitrise de l’environnement de la commune
• Compétences administratives
• Capacités rédactionnelles, bonne maitrise du français (orthographe et grammaire)
• Maitrise des outils informatiques (Pack Office, logiciels métiers) • utilisation de la machine à affranchir

Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
• Sens aigu du service public et de la relation à l’usager
• Garant de l’image et des valeurs du service public : être
disponible vis-à-vis des usagers, avoir le souci de valoriser l’image du service public et de la municipalité en particulier
• Gérer les relations avec les familles endeuillées
• Présentéisme, ponctualité.
• Rigueur dans le travail, sens des responsabilités.
• Bonne présentation, attitude positive, bonne tenue, posture et langage professionnels.
• Devoir de confidentialité.
• Autonomie et sens de l’organisation
• Excellent sens du relationnel, réel sens de l’écoute, capacité de communication : amabilité, patience, diplomatie

Non renseignées