Missions :
Activités d’accueil :
• Accueil téléphonique et physique du public,
• Assurer des tâches administratives au niveau du secrétariat (notes, courriers, mails…),
• Information, orientation et assistance des administrés, responsables associatifs, bénévoles,
• Détection et gestion de conflits avec les administrés,
• Accueil et renseignements auprès de la population,
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique.
Instruction et établissement des actes d'état civil
• Garantir la confidentialité et l'authenticité des actes reçus et transmis
• Contrôler la conformité des pièces fournies
• Réceptionner les déclarations relatives à l'état civil
• Vérifier les conditions réglementaires relatives à l'instruction des demandes
• Participer aux auditions de mariage
Tenue et conservation des registres d'état civil
• Délivrer des copies numérisées
• Contrôler l'élaboration des extraits de registre
• Apposer et rendre public les mentions marginales
• Participer à la sécurisation et la préservation physique des registres
• Participer à la liaison avec les autres communes et les institutions partenaires
Participation aux activités annexes d'un service état civil
• Préparation des célébrations (mariage, baptême républicain, etc.)
• Gestion des dispositifs de recueil des titres d'identité
• Préparation et/ou délivrance d'autorisations de fermeture de cercueils
• Formation des officières et officiers d'état civil
• Formalités administratives liées aux services à la population
Aide à la vie locale :
• Organisation et coordination des évènements municipaux ou organisés par les associations locales en lien avec le service technique,
• Recensement des demandes de manifestations associatives et municipales,
• Gestion des plannings hebdomadaires et des week-ends d'utilisation des salles municipales,
• Instruction des demandes de locations et de prêt des salles municipales, de prêt de matériel,
• Elaboration des courriers destinés aux associations locales

Compétences et technicité, aptitudes exigées :
Savoirs :
• Connaissance de la commune, de ses missions et projets,
• Connaissance des principaux partenaires institutionnels et associatifs,
• Information générale relative à l'état civil Techniques et postures professionnelles de
• (IGREC) la relation d'accueil
• Procédures et réglementation relatives au Connaissance de l'environnement territorial
• Notions sur les procédures de l'adoption de la collectivité
• Procédures et réglementation relatives aux Techniques rédactionnelles administratives aux unions (mariage et PACS)
• Notions sur la gestion des listes électorales
• Notions sur le fonctionnement du répertoire électoral unique (REU)
• Notions sur le recensement citoyen
• Tenue des registres
• Progiciel de gestion de l'état civil

Savoir-faire :
• Respecter les délais réglementaires,
• Savoir organiser ses tâches administratives,
• Savoir planifier son travail et gérer les priorités
• Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, Outlook…).




Savoir-être :
• Capacité d’écoute et de compréhension,
• Savoir communiquer,
• Qualités relationnelles et organisationnelles affirmées,
• Capacité d’analyse et de synthèse, rédactionnelles, capacité à s’organiser et à respecter les délais,
• Savoir rendre compte,
• Sens du service public et de l’intérêt général,
• Aptitude au travail transversal et en équipe,
• Capacité d’initiative, dynamisme,
• Disponibilité,
• Capacité d’organisation dans des tâches polyvalente,
• Aide aux usagers et dialogue avec des populations spécifiques,
• Autonomie.

Profil recherché :
• Posséder le permis B,
• Expérience au sein de collectivités territoriales de préférence au niveau des services à la population.

Non renseignées